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Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni.

DIRETTIVA DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 28 ottobre 1999
Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche
amministrazioni.
IL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Visto l’art. 5, comma 2, lettera e), della legge 23 agosto 1988, n.
400;
Visto l’art. 3, comma 1, lettera b), della legge 14 gennaio 1994,
n. 20;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997,
n. 513, con cui e’ stato emanato il “Regolamento recante criteri e
modalita’ per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di
documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell’art.
15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59”;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998,
n. 428, recante “Regolamento per la tenuta del protocollo
amministrativo con procedura informatica”;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8
febbraio 1999, recante le “Regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e
la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi
dell’art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica
10 novembre 1997, n. 513;
Considerata la necessita’ di impartire direttive alle pubbliche
amministrazioni per favorire l’attuazione del decreto del
Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, e per
incentivare l’utilizzo delle tecnologie dirette a realizzare la
gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche
amministrazioni;
E m a n a
la seguente direttiva in materia di gestione informatica dei flussi
documentali nelle pubbliche amministrazioni:
1. Premessa.
Nel processo di generale e continua trasformazione delle pubbliche
amministrazioni, l’innovazione tecnologica rappresenta un fattore
di sviluppo e di razionalizzazione, oltre che di contenimento dei
costi di funzionamento e di miglioramento dei servizi resi al
cittadinoutente.
Perche’ tale cambiamento produca risultati effettivi e’, tuttavia,
indispensabile, da un lato, disporre di infrastrutture evolute,
dall’altro, realizzare un’efficace azione di coordinamento, sia sul
piano amministrativoorganizzativo che su quello tecnicoinformatico,
anche mediante l’adozione di direttive ed indirizzi in materia e di
regole tecniche comuni ed aggiornate.
Occorre, inoltre, un ulteriore sforzo organizzativo, professionale
e culturale che consenta di passare dalla concezione tradizionale
di sistema informatico a quella di sistema informativo, consistente
in un flusso di informazioni continuo e pluridirezionale,
finalizzato a fornire il supporto conoscitivo alle attivita’
decisionali.
Allorche’, difatti, la gestione dell’insieme dei flussi informativi
e, in particolare, documentali, viene affidata alla tecnologia
informatica e telematica, questa non si presenta piu’ quale mero
strumento tecnico di automazione delle attivita’ di ufficio (office
automation) ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria
per la migliore efficacia delle politiche della singola
amministrazione. In questa prospettiva, i sistemi di protocollo
informatico, nella loro versione piu’ evoluta, comprendono talune
funzioni innovative per la pubblica amministrazione. Oltre alla
possibilita’ di protocollare i tradizionali documenti cartacei, e’
possibile anche:
protocollare documenti elettronici; collegare direttamente al
sistema di protocollo il sistema di archiviazione e conservazione
dei documenti; garantire forme piu’ efficaci di accesso agli atti
amministrativi; fornire elementi utili ai fini delle attivita’ di
controllo di gestione;
sperimentare applicazioni elettroniche della gestione dei flussi
documentali (workflow) e del telelavoro. La gestione elettronica
dei flussi documentali nell’ambito delle pubbliche amministrazioni
risulta cosi’ finalizzata – oltre che al potenziamento dei supporti
conoscitivi – al miglioramento dei servizi, alla trasparenza
dell’azione amministrativa e al contenimento dei costi, secondo
criteri di economicita’, efficacia e pubblicita’ dell’azione
amministrativa.
2. Quadro normativo e tecnico.
Nel periodo 1997-1999 e’ stata condotta un’azione coordinata di
interventi che definiscono il quadro normativo e tecnico del nuovo
sistema di gestione elettronica delle attivita’ amministrative:
l’art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, che prevede
che gli atti, dati e documenti, formati dalla pubblica
amministrazione e dai privati con strumenti informatici e
telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme nonche’ la
loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge;
il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n.
513, “Regolamento recante criteri e modalita’ per la formazione,
l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti
informatici e telematici, a norma dell’art. 15, comma 2, della
legge 15 marzo 1997, n. 59”;
l’art. 4 della legge 16 giugno 1998, n. 191, e il relativo
regolamento emanato con decreto del Presidente della Repubblica 8
marzo 1999, n. 70, in materia di telelavoro nelle pubbliche
amministrazioni;
la delibera dell’AIPA del 30 luglio 1998, n. 24, che definisce le
regole tecniche sull’archiviazione ottica;
il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428,
recante “Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo
con procedura informatica”, che fissa criteri e modalita’ per la
gestione elettronica dei documenti, consente la interoperabilita’
tra le amministrazioni pubbliche e l’accesso esterno al sistema
documentario, compatibilmente con le norme sulla tutela dei dati
personali;
il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio
1999, recante le “Regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e
la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi
dell’art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica
10 novembre 1997, n. 513”;
la circolare dell’Autorita’ per l’informatica nella pubblica
amministrazione (AIPA) 26 luglio 1999, n. 22, che detta le
modalita’ per presentare le domande di iscrizione nell’elenco
pubblico dei certificatori;
Il quadro normativo e tecnico sara’ completato – a norma dell’art.
4, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre
1998, n. 428 – con l’imminente emanazione delle regole e criteri
relativi alle operazioni di registrazione di protocollo. 3.
Coordinamento amministrativo e tecnico.
Il coordinamento delle iniziative – sia all’interno
dell’amministrazione, sia tra le diverse amministrazioni –
costituisce, senza dubbio, un fattore critico di successo del
processo di innovazione in atto.
E’ necessario, pertanto, che ciascuna amministrazione individui
strutture di coordinamento esistenti o istituisca specifiche
strutture o gruppi di lavoro cui affidare l’attuazione della
normativa indicata, con particolare riferimento allo sviluppo di
sistemi di protocollo e di gestione informatica dei documenti. La
piena responsabilita’ e sensibilita’ da parte degli organi di
vertice delle amministrazioni e’ indispensabile per l’attuazione di
soluzioni che incideranno anche profondamente sul tessuto
organizzativo.
A tal fine e’ necessario, in sede di definizione delle priorita’ e
degli obiettivi ai sensi dell’art. 3, comma 1, lettera b), del
decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, che si proceda da parte
degli organi di direzione politica ad attribuire alle sopra
indicate strutture, specifici obiettivi finalizzati all’attuazione
della presente direttiva. I risultati ottenuti nell’esecuzione dei
progetti relativi a detti obiettivi saranno valutati ai fini della
corresponsione delle indennita’ di risultato.
Tra i compiti da affidare alle strutture di coordinamento o ai
gruppi di lavoro dovranno essere inclusi i seguenti:
indicazione dei principali interventi di trasformazione
organizzativa da introdurre ai fini dell’automazione della gestione
documentale (individuazione delle grandi aree organizzative
omogenee;
costituzione dei servizi per la tenuta del protocollo informatico e
la gestione dei flussi documentali e degli archivi; individuazione
delle risorse umane da qualificare ai fini dell’automazione della
gestione documentaria);
elaborazione di piani integrati e coordinati di classificazione e
conservazione che assicurino il rispetto di criteri uniformi per
ciascuna amministrazione e definizione dei costi di realizzazione e
dei benefici organizzativi e operativi che derivano dall’attuazione
del nuovo sistema di gestione elettronica dei documenti;
elaborazione di programmi di gestione del cambiamento organizzativo
a supporto dell’innovazione tecnologica;
definizione di sistemi di monitoraggio specifico volti alla
verifica dello stato di attuazione dei progetti e alla valutazione
dei risultati ottenuti in termini di contenimento dei costi e di
aumento dell’efficienza e dell’efficacia dell’azione
amministrativa. Ai fini dell’attuazione della presente direttiva e
per il coordinamento delle conseguenti iniziative, presso la
Presidenza del Consiglio dei Ministri e’ istituito un apposito
organismo, denominato “Comitato per l’innovazione tecnologica nelle
procedure amministrative” con i seguenti compiti:
assicurare pieno coordinamento per l’attuazione delle iniziative
oggetto della presente direttiva, anche mediante l’adozione di
indirizzi e criteri guida destinati alle strutture di coordinamento
indiv…

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