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Regolamento di attuazione sulla semplificazione delle certificazioni amministrative.

Ai procuratori generali presso le corti di appello e, per
conoscenza:
Al Ministero dell’interno –
Divisione servizi demografici
Al Ministero dell’interno –
Divisione cittadinanza
Al Ministero degli affari esteri –
DGEAS – Ufficio VIII
Al Dipartimento della funzione pubblica – Presidenza del Consiglio
dei Ministri
Al Ministero della sanita’ –
Ufficio legislativo
Agli assessori regionali alla sanita’
All’Istituto nazionale di statistica
Con decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.
403, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale – serie generale – n. 275
del 27 novembre 1998, e’ stato emanato il regolamento di attuazione
degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in
materia di semplificazione delle certificazioni amministrative.
L’entrata in vigore delle relative disposizioni e’ prevista novanta
giorni dopo la pubblicazione, vale a dire alla data del 22 febbraio
1999, in base a quanto stabilito dall’art. 1, comma 2, della legge
n. 127/1997.
Nell’approssimarsi del suddetto termine la Direzione generale
dell’amministrazione civile del Ministero dell’interno (Direzione
della autonomie – Servizio enti locali) ha emanato in data 21
gennaio 1999 una circolare esplicativa della ratio della nuova
normativa e di commento dei singoli articoli. Con essa sono state
illustrate le ragioni e le modalita’ dell’ampliamento della
possibilita’ di utilizzo nei rapporti con la pubblica
amministrazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e
degli atti di notorieta’ (senza l’autenticazione delle
sottoscrizioni) in materia di stati, fatti e qualita’ personali, il
cui uso e’ stato esteso anche in favore di chi non sa o non puo’
firmare per analfabetismo o per impedimento fisico nonche’ in
favore dei cittadini della Comunita’ europea e, entro certi limiti,
degli extracomunitari. Nella suddetta circolare e’ stato pure
sottolineato il rafforzamento dell’obbligo dell’acquisizione di
ufficio da parte della pubblica amministrazione, con eventuale
ricorso ai mezzi telematici e informatici, di documenti e di
informazioni ricavabili da altri registri della pubblica
amministrazione, nel rispetto pero’ della tutela della riservatezza
dei relativi dati. E sono stati evidenziati: i casi di non
sostituibilita’ dei certificati; gli obblighi delle amministrazioni
di procedere ai controlli del contenuto delle dichiarazioni
sostitutive; le abrogazioni di una serie di articoli della legge n.
15/1968 incompatibili con le nuove norme di semplificazione.
Cio’ premesso occorre rilevare, ad integrazione di quanto esposto
dal Ministero dell’interno, che nel contesto del regolamento in
questione sono state inserite alcune disposizioni che riguardano in
maniera specifica la materia dello stato civile. Percio’ questa
Direzione, cui competono istituzionalmente i compiti di governo del
settore, deve sin da ora impartire le direttive interpretative
occorrenti per assicurare l’uniforme applicazione operativa della
nuova normativa nei singoli casi concreti da parte degli uffici
dello stato civile coinvolti nelle relative problematiche.
A tal fine vengono emanate le seguenti direttive:
1) per effetto di quanto disposto del regolamento n. 403/1998 si
osserva: a) che ai sensi dell’art. 1, comma 1, lettera i), possono
essere comprovati con dichiarazione sostitutiva delle relative
certificazioni, nei rapporti con la pubblica amministrazione , i
dati contenuti nei registri dello stato civile che siano a diretta
conoscenza dell’interessato; b) che ai sensi dell’art. 1, comma 2,
anche i certificati e gli estratti dei registri dello stato civile
richiesti dai comuni nell’ambito dei procedimenti di loro
competenza possono essere sostituiti da autocertificazioni; c) che
ai sensi dell’art. 9, comma 1, gli estratti degli atti di stato
civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti relativi al
cambiamento di stato civile; d) che ai sensi del comma 2 dello
stesso art. 9, i suddetti estratti possono comunque essere
acquisiti di ufficio, se formati o tenuti dalla pubblica
amministrazione o da altre autorita’ dello Stato, qualora siano
necessari per motivi attinenti alle finalita’ istituzionali
dell’amministrazione richiedente; e) che ai sensi dell’art. 7,
comma 1, e’ previsto l’intervento sostitutivo dell’amministrazione
cui occorrono le relative informazioni per l’acquisizione di
ufficio dei dati riguardanti stati, fatti o qualita’ personali
risultanti dai registri tenuti dalla pubblica amministrazione ove
l’interessato non si avvalga (perche’ non vuole o perche’ non puo’)
delle relative autocerficazioni;
2) in relazione alla normativa sopraindicata, appare opportuno
ricordare che i dati contenuti nei registri dello stato civile a
diretta conoscenza dell’interessato sono soltanto quelli che
riguardano direttamente il dichiarante; che il dichiarante, se non
ha piena conoscenza o ricordo degli atti suddetti, puo’ indicare
all’amministrazione procedente la diversa amministrazione che
conserva gli atti da acquisire di ufficio (in copia e in esenzione
dall’imposta di bollo trattandosi di atti scambiati per ragioni di
ufficio); che i certificati e gli estratti dello stato civile
richiesti dai comuni per i procedimenti di loro compentenza, ad
esempio per la iscrizione nelle scuole materne e nelle altre scuole
comunali, per il rilascio di autorizzazioni o concessioni comunali
di qualsiasi tipo, etc., sono surrogabili con dichiarazioni
sostitutive ad opera della parte interessata; che
l’autocerficazione puo’ riguardare anche i documenti necessari per
la celebrazione del matrimonio, giacche’ l’art. 13, comma 1, ha
abrogato l’art. 27 della legge n. 15/1968 che aveva in precedenza
mantenuta ferma la necessita’ di presentare la documentazione
richiesta in materia matrimoniale; che la disposizione di cui
all’art. 9, comma 1, si riferisce ai casi in cui siano le pubbliche
amministrazioni a richiedere i certificati da acquisire per
estratto, e che nelle finalita’ istituzionali che giustificano
l’acquisizione di ufficio dei predetti certificati sono comprese,
tra l’altro, l’assunzione di dipendenti, la corresponsione di
assegni familiari, le pratiche di pensione, le iscrizioni nelle
liste elettorali e di leva, e simili;
3) deve essere sottolineato che la prescrizione di cui al primo
comma dell’art. 9 e’ diretta all’ufficiale dello stato civile quale
organo che procede all’acquisizione (cosi’ come si esprime la
rubrica del suddetto articolo) di estratti degli atti dello stato
civile. La norma prevede il dovere dell’ufficiale di stato civile
di acquisire di ufficio tali estratti se essi sono relativi ad atti
formati o tenuti dalle amministrazioni pubbliche o da altre
autorita’ dello Stato cui va rivolta la richiesta di acquisizione.
In tal modo, per effetto della nuova disposizione normativa,
l’ufficiale dello stato civile viene a sostituirsi al cittadino nei
casi in cui egli sarebbe tenuto, in base a una norma di diritto
sostanziale (ad esempio in base all’art. 97, comma 1, del codice
civile nel caso di richiesta di pubblicazione di matrimonio), a
presentargli l’estratto di un atto di stato civile occorrente per
un procedimento di cambiamento di tale stato. La richiesta di
acquisizione in questione puo’ essere fatta anche da un ufficio di
stato civile ad altro ufficio di stato civile, compresi i consolati
italiani all’estero, e deve riguardare esclusivamente i
procedimenti di cambiamento di stato civile. Si ricorda che nei
cambiamenti dello stato civile rientrano la celebrazione a lo
scioglimento del matrimonio, le variazioni di cittadinanza e i
mutamenti nella filiazione per effetto di adozione – ordinaria e
speciale – o di riconoscimento o disconoscimento del relativo
status;
4) il fatto che siano state privilegiate le dichiarazioni
sostitutive e le acquisizioni di ufficio delle relative
certificazioni non impedisce l’eventuale presentazione spontanea
degli atti di stato civile da parte dei cittadini che ne sono gia’
in possesso (ai quali pero’ gli uffici non possono fare alcuna
richiesta diretta di esibizione). Cio’ per evidenti ragioni di
semplificazione e di razionalizzazione. L’ufficio dello stato
civile che riceve tale certificazione raggiunge in tal modo la
certezza giuridica del dato, evita i tempi morti che si verificano
quando gli uffici richiesti non evadono immediatamente le istanze
di acquisizione rivolte dagli uffici richiedenti, e consente ai
cittadini di potere ottenere senza ritardo il rilascio degli atti
di riferimento. Inoltre, come del resto e’ logico, i privati
possono legittimamente richiedere tutti gli estratti degli atti che
li riguardano direttamente anche quando gli stessi si riferiscono
ai procedimenti di cambiamento dello stato civile per i quali si
puo’ pure procedere alla loro acquisizione di ufficio. E cio’ vale
anche per i terzi, qualora essi siano titolari di un interesse
giuridicamente tutelato che legittima il loro diritto di accesso ai
documenti amministrativi ai sensi della legge 7 agosto 1990, n.
241, salva comunque l’osservanza delle disposizioni di cui alla
legge 31 dicembre 1996, n. 675, sul trattamento dei dati personali;
5) va poi richiamata l’attenzione degli ufficiali dello stato
civile sul disposto dell’art. 11, comma 1, per il quale le
amministrazioni procedenti sono tenute a provvedere ad idonei
controlli, anche a campione, sulla veridicita’ delle dichiarazioni
sostitutive, e sul disposto di cui all’art. 7, comma 2, per il
quale le amministrazioni che ricevono t…

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