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Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Pr...

Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428.

IL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Visto l’art. 15 comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, e
successive modificazioni ed integrazioni;
Visto l’art. 17, comma 19, della legge 15 maggio 1997, n. 127, e
successive modificazioni ed integrazioni;
Visti gli articoli 4, 6 e 17 del decreto del Presidente della
Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive
modificazioni ed integrazioni;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Visto l’art. 1, lettera h), del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri dell’8 maggio 2000, recante delega di
funzioni in materia di innovazione tecnologica e dei sistemi
informatici e telefonici al Ministro per la funzione pubblica sen.
prof. Franco Bassanini;
Sentita l’Autorita’ per l’informatica nella pubblica
amministrazione;
Decreta:
Titolo I
Ambito di applicazione, definizioni ed obiettivi di adeguamento
delle pubbliche amministrazioni
Art. 1.
Ambito di applicazione
1. Il presente decreto stabilisce le regole tecniche, i criteri e
le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di
registrazione di protocollo, di cui all’art. 4, comma 4, del
decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428,
nonche’ il formato e la struttura delle informazioni associate al
documento informatico, di cui all’art. 6, comma 5, del medesimo
decreto.
2. Il presente decreto stabilisce altresi’ le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle
operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai
sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali, di cui
all’art.
17, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre
1998, n. 428.
Art. 2.
Definizioni
1. Ai fini del presente decreto si intendono per:
a) “decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998”, il
decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428;
b) “decreto n. 29/1993”, il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.
29, e successive modificazioni ed integrazioni;
c) “legge n. 127/1997”, la legge 15 maggio 1997, n. 127, e
successive modificazioni ed integrazioni;
d) “decreto del Presidente della Repubblica n. 513/1997”, il
decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
e) “delibera AIPA 24/98”, la deliberazione 30 luglio 1998, n. 24,
dell’Autorita’ per l’informatica nella pubblica amministrazione
recante regole tecniche per l’uso di supporti ottici;
f) “funzionalita’ minima”, la componente del sistema di protocollo
informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni
minime di cui all’art. 7 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 428/1998;
g) “funzionalita’ aggiuntive”, le ulteriori componenti del sistema
di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi
documentali, alla conservazione dei documenti nonche’ alla
accessibilita’ delle informazioni;
h) “sistema di classificazione”, lo strumento che permette di
organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con
riferimento alle funzioni e alle attivita’ dell’amministrazione
interessata;
i) “funzionalita’ interoperative”, le componenti del sistema
finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di
cui all’art. 11 del decreto del Presidente della Repubblica n.
428/1998;
l) “sessione di registrazione”, ogni attivita’ di assegnazione
delle informazioni nella operazione di registrazione di protocollo
effettuata secondo le modalita’ previste dall’art. 4, comma 3, del
decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998;
m) “responsabile del servizio”, il responsabile del servizio per la
tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi di cui all’art. 12 del decreto del
Presidente della Repubblica n. 428/1998;
n) “area organizzativa omogenea”, un insieme di funzioni e di
strutture, individuate dall’amministrazione, che opera su tematiche
omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione
in modo unitario e coordinato ai sensi dell’art. 2, comma 2, del
decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998;
o) “ufficio utente” di una area organizzativa omogenea, un ufficio
dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal
sistema di protocollo informatico.
Art. 3.
Obiettivi di adeguamento delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993
perseguono, ciascuna nell’ambito del proprio ordinamento, nel tempo
tecnico necessario, e comunque entro i termini indicati dall’art.
21 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, i
seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale:
a) l’individuazione delle aree organizzative omogenee e dei
relativi uffici di riferimento ai sensi dell’art. 2 del decreto del
Presidente della Repubblica n. 428/1998;
b) la nomina del responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi, ai sensi dell’art. 12 del decreto del Presidente
della Repubblica n. 428/1998, e conseguentemente la nomina di un
suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo
su proposta del medesimo;
c) l’adozione, dopo la nomina del responsabile del servizio e sulla
sua proposta, del manuale di gestione di cui all’art. 5 del
presente decreto;
d) la definizione, su indicazione del responsabile del servizio,
dei tempi, delle modalita’ e delle misure organizzative e tecniche
finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di
reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e,
piu’ in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico
previsto dal decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998.
Art. 4.
Obiettivi e compiti particolari del responsabile del servizio
1. In attuazione dell’art. 12 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 428/1998, le pubbliche amministrazioni di cui al
decreto n. 29/1993 provvedono a definire le attribuzioni del
responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare,
il compito di:
a) predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all’art. 5
del presente decreto, che deve essere adottato dalle pubbliche
amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 ai sensi dell’art. 2,
comma 1, lettera c), del presente decreto;
b) proporre i tempi, le modalita’ e le misure organizzative e
tecniche di cui all’art. 3, comma 1, lettera d), del presente
decreto;
c) predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla
formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio,
all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici d’intesa
con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati e con il
responsabile della sicurezza dei dati personali di cui alla legge
31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed
integrazioni, e nel rispetto delle misure minime di sicurezza
previste dal regolamento di attuazione emanato con decreto del
Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318, in attuazione
dell’art. 15, comma 2, della citata legge n. 675/1996.
Art. 5.
Manuale di gestione
1. Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di
conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il
corretto funzionamento del servizio.
2. Nel manuale di gestione sono riportati, in particolare:
a) la pianificazione, le modalita’ e le misure di cui all’art. 3,
comma 1, lettera d), del presente decreto;
b) il piano di sicurezza dei documenti informatici di cui all’art.
4, comma 4, del presente decreto;
c) le modalita’ di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio
di documenti all’interno ed all’esterno dell’area organizzativa
omogenea;
d) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti,
spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i
documenti pervenuti secondo particolari modalita’ di trasmissione,
tra i quali, in particolare, documenti informatici di fatto
pervenuti per canali diversi da quelli previsti dall’art. 15 del
presente decreto, nonche’ fax, raccomandata, assicurata;
e) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei
documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore
eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee
della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni;
f) l’indicazione delle unita’ organizzative responsabili delle
attivita’ di registrazione di protocollo, di organizzazione e
tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea;
g) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di
protocollo, ai sensi dell’art. 4, comma 5, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 428/1998;
h) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le
relative modalita’ di trattamento;
i) il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalita’
di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi,
ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con
riferimento all’uso di supporti sostitutivi;
l) le modalita’ di produzione e di conservazione delle
registrazioni di protocollo informatico ed in particolare
l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative
adottate per garantire la non modificabilita’ della registrazione
di protocollo, la contemporaneita’ della stessa con l’operazione di
segnatura ai sensi dell’art. 6 del decreto del Presidente della
Repubblica n. 428/1998, nonche’ le modalita’ di registrazione delle
informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di
attivita’ di registrazione;
m) la descrizione funzio…

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