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Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti ...

Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell'art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513. (Deliberazione n. 51/2000).

L’AUTORITA’
Vista la legge 24 ottobre 1977, n. 801;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive
modificazioni ed integrazioni;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Visto l’art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni;
Visto l’art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto l’art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998,
n. 428;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8
febbraio 1999;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n.
318;
Visto il decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490;
D’intesa con l’amministrazione degli archivi di Stato;
Delibera:
Di emanare le seguenti regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del decreto del
Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513:
REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI FORMAZIONE E CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI INFORMATICI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI.
Art. 1.
Ambito di applicazione
1. La presente deliberazione detta norme in materia di documenti
informatici non classificati formati e conservati dalle pubbliche
amministrazioni.
2. Le regole tecniche di cui al comma 1 sono adeguate
periodicamente dall’Autorita’ per l’informatica nella pubblica
amministrazione alle esigenze istituzionali, organizzative,
scientifiche e tecnologiche.
Art. 2.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione s’intende:
a) per amministrazioni pubbliche, tutte le amministrazioni previste
dall’art. 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.
29;
b) per documento informatico, la rappresentazione informatica di
atti, fatti e dati formati dalle amministrazioni pubbliche o,
comunque, utilizzati ai fini dell’attivita’ istituzionale ed
amministrativa;
c) per formazione, il processo di generazione del documento
informatico al fine di rappresentare atti, fatti e dati riferibili
con certezza al soggetto e all’amministrazione che lo hanno
prodotto o ricevuto. Esso reca la firma digitale, quando
prescritta, ed e’ sottoposto alla registrazione del protocollo o ad
altre forme di registrazione previste dalla vigente normativa;
d) per conservazione, l’ordinata custodia di documenti informatici
in modo da assicurarne l’integrita’, l’affidabilita’ e la
consultabilita’ nel tempo, anche attraverso idonei strumenti di
ricerca;
e) per formato, la modalita’ di rappresentazione del contenuto di
un documento informatico;
f) per sicurezza, l’insieme delle misure organizzative e tecniche
finalizzate ad assicurare, senza soluzione di continuita’,
l’integrita’, la disponibilita’ e la riservatezza dei documenti e
degli archivi informatici;
g) per accesso, la consultazione autorizzata, anche per via
telematica, degli archivi e dei documenti informatici, sia per la
tutela di situazioni giuridicamente rilevanti da parte di chi ne
abbia interesse, sia per le attivita’ amministrative;
h) per archivio, l’insieme, organizzato e gestito in modo unitario
per aree omogenee, costituito da uno o piu’ supporti di
memorizzazione, univocamente identificati, contenenti i documenti
registrati.
Art. 3.
Requisiti dei documenti informatici
1. La formazione e la conservazione dei documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni devono essere effettuate secondo i
seguenti requisiti:
a) identificabilita’ del soggetto che ha formato il documento
informatico e dell’amministrazione di riferimento;
b) sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici
tramite la firma digitale ai sensi del decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
c) idoneita’ dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti
informatici e ad essere registrati mediante il protocollo
informatico, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica
20 ottobre 1998, n. 428;
d) accessibilita’ ai documenti informatici tramite sistemi
informativi automatizzati;
e) leggibilita’ dei documenti;
f) interscambiabilita’ dei documenti.
2. I documenti informatici, muniti dei requisiti sopra detti, sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
3. Nella formazione e conservazione dei documenti informatici le
pubbliche amministrazioni applicano le norme in materia di
semplificazione e razionalizzazione delle attivita’ amministrative
e dei procedimenti.
4. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura
dei documenti informatici sono definite dalla dirigenza, ai sensi
dell’art. 3, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.
29, e con riferimento all’ordinamento delle rispettive
amministrazioni.
Art. 4
Formato dei documenti informatici
1. I formati adottati devono possedere almeno i seguenti requisiti:
a) consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse
tipologie di trattazione, l’archiviazione, la leggibilita’,
l’interoperabilita’ e l’interscambio dei documenti;
b) la non alterabilita’ del documento durante le fasi di accesso e
conservazione;
c) la possibilita’ di effettuare operazioni di ricerca tramite
indici di classificazione o di archiviazione, nonche’ sui contenuti
dei documenti;
d) l’immutabilita’ nel tempo del contenuto e della sua struttura.
A tale fine i documenti informatici non devono contenere
macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalita’
che possano modificarne la struttura o il contenuto;
e) la possibilita’ di integrare il documento informatico con
immagini, suoni e video, purche’ incorporati in modo irreversibile
e nel rispetto dei requisiti di cui alle lettere b) e d).
Art. 5.
Sottoscrizione di documenti informatici
1. Ai fini della sottoscrizione, ove prevista, di documenti
informatici di rilevanza esterna, le pubbliche amministrazioni:
a) possono svolgere direttamente l’attivita’ di certificazione ai
sensi dell’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 10
novembre 1997, n. 513, solo per i propri organi ed uffici. In
questo caso hanno l’obbligo di iscriversi nell’elenco pubblico dei
certificatori presso l’Autorita’ per l’informatica nella pubblica
amministrazione e devono attenersi alle regole tecniche di cui al
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999;
b) possono emettere certificati di firma digitale solo per i propri
organi ed uffici ai sensi dell’art. 8 del decreto del Presidente
della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, utilizzando i servizi
offerti dal centro tecnico o dai certificatori iscritti nell’elenco
pubblico presso l’Autorita’ per l’informatica nella pubblica
amministrazione secondo la vigente normativa in materia di
contratti pubblici. In questo caso non vi e’ l’obbligo
dell’iscrizione nel citato elenco pubblico.
2. Per la sottoscrizione di documenti informatici di rilevanza
interna, le pubbliche amministrazioni possono emettere certificati
di firma digitale secondo regole tecniche diverse da quelle di cui
al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio
1999.
3. Per la formazione e la gestione di documenti informatici per i
quali non e’ prevista la sottoscrizione, le pubbliche
amministrazioni possono utilizzare sistemi elettronici di
identificazione ed autenticazione nell’ambito della propria
autonomia organizzativa e dei processi di razionalizzazione.
4. Per la formazione e la sottoscrizione dei documenti informatici,
secondo quanto stabilito dal decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997 e dalle regole tecniche di cui al
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999,
le pubbliche amministrazioni devono attenersi alle regole di
interoperabilita’ definite dalla circolare AIPA/CR/24 del 19 giugno
2000.
Art. 6.
Gestione dei documenti informatici
1. La gestione dei documenti informatici e le attivita’ relative al
protocollo informatico sono effettuate secondo i princi’pi
stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre
1998, n. 428, e le relative regole tecniche.
Art. 7.
Conservazione dei documenti informatici
1. Per la conservazione e la esibizione dei documenti informatici,
avuto riguardo a quanto previsto dall’art. 6, comma 5, del decreto
del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, e
dall’art. 61 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
8 febbraio 1999, si applicano le regole tecniche emanate con
deliberazione dell’Autorita’ per l’informatica nella pubblica
amministrazione 30 luglio 1998, n. 24, ai sensi dell’art. 2, comma
15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537.
2. Per l’estensione della validita’ del documento informatico si
applica l’art. 60 del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 8 febbraio 1999.
Art. 8.
Trasmissione dei documenti informatici
1. Per la trasmissione dei documenti informatici si applicano le
regole tecniche di cui agli articoli 4, 6 e 17 del decreto del
Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, e successive
modificazioni ed integrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni disciplinano autonomamente la
trasmissione interna dei documenti informatici con riferimento al
proprio ordinamento.
Art. 9.
Accesso ai documenti informatici
1. L’accesso ai documenti informatici e’ regolato dalla legge 7
agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni,
anche con riferimento al funzionamento della rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche ammin…

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