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Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia ...

Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (Testo A)

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Visto l’articolo 87, comma quinto, della Costituzione;
Visto l’articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n.50, come modificato
dall’articolo 1, comma 6, lettera e), della legge 24 novembre 2000,
n. 340;
Visto il punto 4) dell’allegato 3, della legge 8 marzo 1999, n.50;
Visto il decreto legislativo recante testo unico delle disposizioni
legisltaive in materia di documentazione amministrativa;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica recante testo
unico delle disposizioni regolamentari in materia di documentazione
amministrativa;
Viste le preliminari deliberazioni del Consiglio dei Ministri,
adottate nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre 2000;
Visto il parere della Conferenza Stato-città, ai sensi
dell’articolo 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281,
espresso nella riunione del 14 settembre 2000;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione
consultiva per gli atti normativi nell’adunanza del 18 settembre
2000;
Acquisito il parere delle competenti Commissioni della Camera dei
deputati e del Senato della Repubblica;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 15 dicembre 2000;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri
dell’interno e della giustizia;
EMANA
[Articolo unico]
il seguente decreto:
Decreto del Presidente della Repubblica recante il testo unico
delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque
formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività
amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle
indicate al capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia
del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o
informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri
Stati, che consente l’identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D’IDENTITÀ la carta di identità ed ogni altro
documento munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo,
magnetico o informatico, dall’amministrazione competente dello
Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di
dimostrare l’identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D’IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta
d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del
quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione
pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e
partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti
contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati
da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento,
sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei
certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento,
sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali
e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme
previste dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un
pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua
presenza, previo accertamento dell’identità della persona che
sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della legale
qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati,
copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una
pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica
corrisponde alla persona dell’interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica
(validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia,
una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite
la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti
con l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le
dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono
agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di
pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e
i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti
direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli
articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l’insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di
classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante
sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l’insieme delle
risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e
delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per
la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l’associazione,
all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile
delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Articolo 2 (L)
Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il
rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la
trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica
amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e
documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai
gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con
l’utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme concernenti i
documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo II,
si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto
dall’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.
Articolo 3 (R)
Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si applicano ai
cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone giuridiche,
alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli
enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia
o in uno dei Paesi dell’Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente
soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati,
alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da
parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali
disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la
disciplina dell’immigrazione e la condizione dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i cittadini di Stati
non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare nel
territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la
produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni
internazionali fra l’Italia ed il Paese di provenienza del
dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli stati, le qualità
personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o
attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato
estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata
dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità
all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze
penali della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal
pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità del
dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è
stata a lui resa dall’interessato in presenza di un impedimento a
sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell’interesse di chi si trovi in una
situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente
espressa indicazione dell’esistenza di un impedimento, resa dal
coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da
altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al
pubblico ufficiale, previo accertamento dell’identità del
dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in
materia di dichiarazioni fiscali. (R)
Articolo 5 (L)
Rappresentanza legale
1. Se l’interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela,
o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente
testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal genitore
esercente la potestà, dal tutore, o dall’interessato stesso con
l’assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 (L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di
sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le
scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per
legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con
altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli
originali. (L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui
al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che
probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le
procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione. (L)
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e
dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto
fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la
conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni
e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni
pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse
storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto
legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 (L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti
pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche promiscuamente,
con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la conservazione nel
tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere
lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in
lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario
apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la
precedente stesura resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R)
Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione
su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici,
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi
alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione,
anche temporale, dei documenti informatici sono definite con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentiti
l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione e il
Garante per la protezione dei dati personali. Esse sono adeguate
alle esigenze dettate dall’evoluzione delle conoscenze scientifiche
e tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico
anche con riferimento all’eventuale uso di chiavi biometriche di
cui all’articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 (R)
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono
informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare,
su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione,
immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di dati,
documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e
telematici, ivi compresa l’emanazione degli atti con i medesimi
sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia
i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto
che ha effettuato l’operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere
disponibili per via telematica moduli e formulari elettronici
validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite
dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione
d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali e, per
il materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa,
dell’interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale,
redatto in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 8,
comma 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di quelle di cui
all’articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale della forma
scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’articolo 2712 del
Codice civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla
loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo
le modalità definite con decreto del Ministro delle finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai
sensi dell’articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi
dell’articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità alle regole
tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 soddisfa l’obbligo previsto
dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra
analoga disposizione legislativa o regolamentare.
Articolo 11 (R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o per via
telematica mediante l’uso della firma digitale secondo le
disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a
tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le vigenti
disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei
locali commerciali.
Articolo 12 (R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati,
pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è
effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui
all’articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R)
Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli
previsti dalla legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi
notarili di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e
conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni
del presente testo unico e secondo le regole tecniche definite col
decreto di cui all’articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 (R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende
inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all’indirizzo
elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di
un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni
del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli
articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via telematica,
con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla
legge.
Articolo 15 (L)
Trasmissione dall’estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti di stato
civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le
disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16 (R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui
agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i
certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche
amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative
a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da
regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle
finalità per le quali vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di
assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice
attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di
nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del
certificato di assistenza al parto, privo di elementi
identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti
enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità
preventivamente concordate.
L’Istituto nazionale di statistica, sentiti il Ministero della
sanità e il Garante per la protezione dei dati personali, determina
nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati
statistici di base relativi agli eventi di nascita e per
l’acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e
ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
Articolo 17 (R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica
di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non
possono prendere cognizione della corrispondenza telematica,
duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo
informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza
o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi
trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni
per loro natura o per espressa indicazione del mittente destinate
ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i dati e i
documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei
confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni,
di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna
al destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R)
Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti
possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia
della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento. Esse
possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L’autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico
ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato
l’originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché
da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario
incaricato dal sindaco. Essa consiste nell’attestazione di
conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura
del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare
la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il
proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la
propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio. Se la copia
dell’atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale
appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per
le copie di atti e documenti informatici si applicano le
disposizioni contenute nell’articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l’interessato debba presentare alle
amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di
un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal
responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente
competente a ricevere la documentazione, su esibizione
dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso
l’amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può
essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Articolo 19 (R)
Modalità alternative all’autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui
all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un
atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica
amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di
titoli di studio o di servizio sono conformi all’originale. Tale
dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale
della copia dei documenti fiscali che devono essere
obbligatoriamente conservati dai privati.
Articolo 20 (R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico,
anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a
tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del
presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti
pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli
atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati
dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno
piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice
civile, se ad essi è apposta o associata la firma digitale di colui
che li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del presente
testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti, formati in
origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono
tratte se la loro conformità all’originale è autenticata da un
notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con
dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata
secondo le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui
al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell’originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad
ogni effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti
previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a
tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le
procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
nell’articolo 8, comma 2.
Articolo 21 (R)
Autenticazione delle sottoscrizioni
1. L’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli
organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi
pubblici è garantita con le modalità di cui all’art. 38, comma 2 e
comma 3. (R)
2. Se l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
è presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a
questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di
benefici economici, l’autenticazione è redatta da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere
la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in
tale ultimo caso, l’autenticazione è redatta di seguito alla
sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che
la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo
accertamento dell’identità del dichiarante, indicando le modalità
di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il
proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la
propria firma e il timbro dell’ufficio. (R)
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22 (R)
Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende: a) per sistema di
validazione, il sistema informatico e crittografico in grado di
generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una
privata ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi
nell’ambito dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti
informatici;
c) per chiave privata, l’elemento della coppia di chiavi
asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto
titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul
documento informatico o si decifra il documento informatico in
precedenza cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica;
d) per chiave pubblica, l’elemento della coppia di chiavi
asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si
verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal
titolare delle chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti
informatici da trasmettere al titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici
utilizzati nell’ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano
metodi di verifica dell’identità personale basati su specifiche
caratteristiche fisiche dell’utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica,
applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di
validazione, mediante la quale si garantisce la corrispondenza
biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare cui essa
appartiene, si identifica quest’ultimo e si attesta il periodo di
validità della predetta chiave ed il termine di scadenza del
relativo certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura
informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l’identificatore di una risorsa
fisica o logica in grado di ricevere e registrare documenti
informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua
la certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica,
lo pubblica unitamente a quest’ultima, pubblica ed aggiorna gli
elenchi dei certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l’operazione con cui il
certificatore annulla la validità del certificato da un dato
momento, non retroattivo, in poi;
m) per sospensione del certificato, l’operazione con cui il
certificatore sospende la validità del certificato per un
determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l’efficacia, e l’opponibilità al
titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi
compresa ogni disposizione che ad esse si applichi.
Articolo 23 (R)
Firma digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti
informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere
apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma
digitale.
2. L’apposizione o l’associazione della firma digitale al documento
informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e
documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo
soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o
associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una
chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti
scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad opera
del soggetto pubblico o privato che l’ha certificata.
5. L’uso della firma apposta o associata mediante una chiave
revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La
revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal
momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede
la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte
le parti interessate.
6. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni
fine previsto dalla normativa vigente, l’apposizione di sigilli,
punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare nei modi e
con le tecniche definiti con il decreto di cui all’articolo 8,
comma 2, gli elementi identificativi del soggetto titolare della
firma, del soggetto che l’ha certificata e del registro su cui essa
è pubblicata per la consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell’articolo 2703 del codice
civile, la firma digitale, la cui apposizione è autenticata dal
notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato.
2. L’autenticazione della firma digitale consiste
nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma
digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo
accertamento della sua identità personale, della validità della
chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto
risponde alla volontà della parte e non è in contrasto con
l’ordinamento giuridico ai sensi dell’articolo 28, primo comma, n.
1 della legge 6 febbraio 1913, n. 89.
3. L’apposizione della firma digitale da parte del pubblico
ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la
apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi
comunque previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere allegato
altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il
pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata
dell’originale, secondo le disposizioni dell’articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di istanze agli
organi della pubblica amministrazione si considera apposta in
presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel
documento informatico presentato o depositato presso pubbliche
amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per via
telematica o su supporto informatico ad una pubblica
amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono
apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma del
presente testo unico.
Articolo 25 (R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
la firma autografa o la firma, comunque prevista, è sostituita
dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente testo
unico.
2. L’uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di
legge l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi comunque previsti.
Articolo 26 (R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il
deposito in forma segreta della chiave privata presso un notaio o
altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può essere
registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del
depositante e deve essere consegnata racchiusa in un involucro
sigillato in modo che le informazioni non possano essere lette,
conosciute od estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle disposizioni
dell’articolo 605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di
cifratura con gli effetti di cui all’articolo 8, comma 1 deve
munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere pubblica una di
esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo
non inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento
iniziale della loro valutabilità, sono consultabili in forma
telematica.
3. Salvo quanto previsto dall’articolo 29, le attività di
certificazione sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base
di una dichiarazione anteriore all’inizio dell’attività, in
apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica,
predisposto tenuto e aggiornato a cura dell’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti
requisiti, specificati con il decreto di cui all’articolo 8, comma
2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale non inferiore a
quello necessario ai fini dell’autorizzazione all’attività
bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti
preposti all’amministrazione, dei requisiti di onorabilità
richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione,
direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili
tecnici del certificatore e il personale addetto all’attività di
certificazione siano in grado di rispettare le norme del presente
testo unico e le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla
base di standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può essere
svolta anche da un certificatore operante sulla base di licenza o
autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell’Unione europea
o dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti
requisiti.
Articolo 28 (R)
Obblighi dell’utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o
della firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure
organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta della
certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato avente le
caratteristiche fissate con il decreto di cui all’articolo 8, comma
2;
c) specificare, su richiesta dell’istante, e con il consenso del
terzo interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di
altri titoli relativi all’attività professionale o a cariche
rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla
procedura di certificazione e sui necessari requisiti tecnici per
accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei
dati personali, emanate ai sensi dell’articolo 15, comma 2 della
legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del
certificato in caso di richiesta da parte del titolare o del terzo
dal quale derivino i poteri di quest’ultimo, di perdita del
possesso della chiave, di provvedimento dell’autorità, di
acquisizione della conoscenza di cause limitative della capacità
del titolare, di sospetti abusi o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione
della coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all’Autorità per l’informatica
nella pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di
almeno sei mesi, della cessazione dell’attività e della conseguente
rilevazione della documentazione da parte di altro certificatore o
del suo annullamento.
Articolo 29 (R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, con
riferimento al proprio ordinamento, alla generazione, alla
conservazione, alla certificazione ed all’utilizzo delle chiavi
pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all’articolo 8 sono disciplinate le
modalità di formazione, di pubblicità, di conservazione,
certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle pubbliche
amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla
pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate
autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che
definiscono l’uso delle firme autografe nell’ambito dei rispettivi
ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali legalmente
riconosciuti e dei loro legali rappresentanti sono certificate e
pubblicate a cura del Ministro della giustizia o suoi delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30 (L)
Modalità per la legalizzazione di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome
di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale
legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione,
il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre
la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.
Articolo 31 (L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette
a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici
ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi
rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la
data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed
il timbro dell’ufficio.
Articolo 32 (L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o legalmente
riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da
prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la
scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere
all’estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste
richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o
periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità
delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità
estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero. Le
firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari
da loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva
l’articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in
lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua
italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente
rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore
ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere
nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o
consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura
delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall’obbligo della legalizzazione
e della traduzione stabilite da leggi o da accordi internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti
personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie
presentate personalmente dall’interessato. Su richiesta di
quest’ultimo le fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal
dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio
dei documenti personali non è soggetta all’obbligo del pagamento
dell’imposta di bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Articolo 35 (L-R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto
un documento di identità, esso può sempre essere sostituito dal
documento di riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il passaporto, la
patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il
patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il
porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di
fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate
da un’amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d’identità e di riconoscimento non è necessaria
l’indicazione o l’attestazione dello stato civile, salvo specifica
istanza del richiedente. (L)
Articolo 36 (L)
Carta d’identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta
d’identità elettronica e del documento d’identità elettronico sono
definite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su
proposta del Ministro dell’interno, di concerto con il Ministro per
la funzione pubblica, sentito il Garante per la protezione dei dati
personali.
2. La carta d’identità elettronica e l’analogo documento,
rilasciato a seguito della denuncia di nascita e prima del
compimento del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d’identità e il documento elettronico possono
contenere:
a) l’indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con
esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e
semplificare l’azione amministrativa e i servizi resi al cittadino,
anche per mezzo dei portali, nel rispetto della normativa in
materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o
debbono essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri
soggetti ivi compresa la chiave biometrica, occorrenti per la firma
digitale.
4. La carta d’identità elettronica può altresì essere utilizzata
per il trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti privati
e pubbliche amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro dell’interno, sentiti l’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione, il Garante per la
protezione dei dati personali e la Conferenza Stato-città ed
autonomie locali, sono dettate le regole tecniche e di sicurezza
relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per la
produzione delle carte di identità e dei documenti di
riconoscimento di cui al presente articolo. Le predette regole sono
adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle esigenze
dettate dall’evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai decreti di
cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni in materia di
protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni,
nell’ambito dei rispettivi ordinamenti, possono sperimentare
modalità di utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo
per l’erogazione di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto cartaceo, può essere
rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la
scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37 (L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono
esenti dall’imposta di bollo.
2. L’imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia
esente da bollo l’atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta
la firma da legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica
amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi
possono essere inviate anche per fax e via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono
valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il
sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l’uso
della carta di identità elettronica. (R)
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà
da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori
o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato
in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate
unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di
identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è
inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del
documento di identità possono essere inviate per via telematica;
nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta
facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui
all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59. (L)
Articolo 39 (L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a
selezioni per l’assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le
pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di
abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad
autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 (L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine
a stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona,
nell’ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico
documento.
Articolo 41 (L)
Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni
attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a
modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni
hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni
di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile,
gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono
ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o
esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel
caso in cui l’interessato dichiari, in fondo al documento, che le
informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subìto
variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli
atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una
volta acquisita la dichiarazione dell’interessato. Resta ferma la
facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle
attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano
le disposizioni di cui all’articolo 76.
Articolo 42 (R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di
formazione o di procedimenti autorizzatori all’esercizio di
determinate attività, ancorché definiti “certificato”, sono
denominati rispettivamente “diploma” o “patentino”.
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 (L-R)
Accertamenti d’ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non
possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità
personali e fatti che risultino elencati all’art. 46, che siano
attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse
stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o
certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad
acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione,
da parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli
elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei
dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva
prodotta dall’interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di
cui è necessario acquisire la certezza o verificare l’esattezza, si
considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico, ai
fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n.
135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica
amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi
dell’amministrazione certificante, finalizzata all’accertamento
d’ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle
dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l’accesso
diretto ai propri archivi l’amministrazione certificante rilascia
all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui
vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad
assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della
normativa vigente. (L)
3. Quando l’amministrazione procedente opera l’acquisizione
d’ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere anche per
fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di informazioni e
dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in
albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti
sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza
oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi
informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali.
(R)
5. In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce
direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e
fatti presso l’amministrazione competente per la loro
certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non
sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza
oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della
loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o
informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza,
soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione
non deve essere seguita da quella del documento originale. (R)
Articolo 44 (R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti
esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di
stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato
civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero,
vengono acquisiti d’ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni
possono provvedere all’acquisizione d’ufficio degli estratti solo
quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la
cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti
di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono
essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È
fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o
esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all’atto della
presentazione dell’istanza sia richiesta l’esibizione di un
documento di identità o di riconoscimento, di richiedere
certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento
esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche
ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di
verificare, nel corso del procedimento, la veridicità e
l’autenticità dei dati contenuti nel documento di identità o di
riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce
informazioni relative a stati, qualità personali e fatti attraverso
l’esibizione da parte dell’interessato di un documento di identità
o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati
avviene attraverso l’acquisizione della copia fotostatica non
autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l’interessato sia in possesso di un documento di
identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli stati,
le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere
comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato
dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati
contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del
rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali
all’istanza, sottoscritte dall’interessato e prodotte in
sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità
personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o
discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche
amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione,
di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di
qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della
concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi
speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con
l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di
qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o
giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi
tipo;
z) tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi
militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare
dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere
destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di
misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti
amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della
vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti
penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti
nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di
non aver presentato domanda di concordato. (R)
Articolo 47 (R)
Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
1. L’atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti
che siano a diretta conoscenza dell’interessato è sostituito da
dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza
delle modalità di cui all’articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del dichiarante può
riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri
soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei
rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di
pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti
non espressamente indicati nell’articolo 46 sono comprovati
dall’interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la
denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto
necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio
del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti
stati e qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei
documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato
mediante dichiarazione sostitutiva. (R)
Articolo 48 (R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale
degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per
la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati
hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle
dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il
richiamo alle sanzioni penali previste dall’articolo 76, per le
ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il
modulo contiene anche l’informativa di cui all’articolo 10 della
legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni
sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa
formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49 (R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di
conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti
da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di
settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle
istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di
attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un
unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di
attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per
l’intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani
di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la
realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione
delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi progetti
esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei
con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente
testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004
a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati
finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei
procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del
presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali, nonché dell’articolo 15,
comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi
regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica
o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee,
assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione,
nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione
informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di
protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del
presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi
ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51 (R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei
sistemi informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni
del presente testo unico e secondo le norme tecniche definite
dall’Autorità per l’informatica della pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o
revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione
delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei
propri dati, documenti, procedimenti ed atti in conformità alle
disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge
sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra
costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti
e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la
conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti
piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi
informatici.
Articolo 52 (R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma
abbreviata “sistema” deve:
a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun
documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell’adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i
documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle
informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel
rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di
altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito
del sistema di classificazione d’archivio adottato.
Articolo 53 (R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o
spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la
memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente
dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il
destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in
forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di
identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro
giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle
informazioni inserite con l’operazione di registrazione di
protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
3. L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di
registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti,
da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera
operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione
pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le
specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di
registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti
e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne
sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i
notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione
delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli
atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i
materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i
documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione.
Articolo 54 (R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett.
a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al
presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere
memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle
elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i
casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale,
comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni
originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore
ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.
Articolo 55 (R)
Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione
all’originale del documento, in forma permanente non modificabile,
delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente
di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le
informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o
dell’area organizzativa individuata ai sensi dell’articolo 50,
comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata
contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
3. L’operazione di segnatura di protocollo può includere il codice
identificativo dell’ufficio cui il documento e’ assegnato o il
codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o
necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al
momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è
formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di
protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del
documento. L’amministrazione che riceve il documento informatico
può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di
registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione
pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle
informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma
4.
Articolo 56 (R)
Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione
informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le
operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché
le operazioni di classificazione costituiscono operazioni
necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 57 (R)
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno
sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58 (R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti
all’Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la
stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei
documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti
dal responsabile della tenuta del servizio di cui all’articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo
criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni
registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da
espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra
loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite
da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni
di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel
testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni
statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le
attività di controllo.
Articolo 59 (R)
Accesso esterno
1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, possono essere utilizzate tutte le informazioni del
sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante
l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema
e strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell’interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel
rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure
organizzative volte ad assicurare il diritto di accesso ai
documenti amministrativi i criteri tecnici ed organizzativi per
l’impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione
informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e
la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono
l’acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da parte
dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche
indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di
identificazione del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti
informatici per la firma digitale del documento informatico, come
disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla
pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca
e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a
disposizione anche per via telematica attraverso gli uffici
relazioni col pubblico.
Articolo 60 (R)
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni
informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei
documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma
4 dell’articolo 50, adottano le modalità di interconnessione
stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per
la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di gestione
informatica dei documenti attraverso la rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di
accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti,
ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta
dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del
destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento
ricevuto, ottenuti attraverso l’indicazione della data e del numero
di protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni
provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite
dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione,
alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per
l’accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione
informatica dei documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61 (R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi
documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee
individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle
dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario,
comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di
processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte
dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle
funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla
consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle
informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente
testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del
registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o
anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle
attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri
differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e
dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività
di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo
unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62 (R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del
sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle
operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico
rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli
che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine,
il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica
dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la
riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi
supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti
costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di
organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di
conservazione sostitutiva.
Articolo 63 (R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza,
ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la
normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono
riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione
nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del
sistema. (R)
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica
si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale
gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi
di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul
registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate
manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza,
anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire
l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del
sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza
sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita
funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle
funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun
documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a
mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in
emergenza. (R)
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 64 (R)
Sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione
dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto
tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i
procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al
miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità,
di efficacia dell’azione amministrativa e di pubblicità stabiliti
dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il
sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo
coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai
relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione
d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a
registrazione di protocollo.
Articolo 65 (R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il
sistema per la gestione dei flussi documentali deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è
associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti
i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la
gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la
gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di
determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi.
Articolo 66 (R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione
dei flussi documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni
previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati
relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi
documentali sono specificate con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della
funzione pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67 (R)
Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a
trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti
conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso
ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio
corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei
fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R)
Articolo 68 (R)
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di
selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti,
nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di
tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed
integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia
del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei
documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 69 (R)
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono
trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono
l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella
separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70 (R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni
aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione
delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71 (R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei
controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono
fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di
cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di
certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con
le modalità di cui all’articolo 43 consultando direttamente gli
archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla
medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici,
conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le
risultanze dei registri da questa custoditi. (R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino
delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non
costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la
documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità.
Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della
dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive
presentate ai privati che vi consentono di cui all’articolo 2,
l’amministrazione competente per il rilascio della relativa
certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a
fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso
del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di
strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto
dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi. (R)
Articolo 72 (R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all’articolo 71 le amministrazioni
certificanti individuano e rendono note le misure organizzative
adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei
controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione. (R)
2. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta
giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio. (R)
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73 (L)
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi
di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli
atti emanati, quando l’emanazione sia conseguenza di false
dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più
rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Articolo 74 (L-R)
Violazione dei doveri d’ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la mancata
accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di
atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente
testo unico. (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in
cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di
accettare la dichiarazione sostitutiva; (R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare
l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante
l’esibizione di un documento di riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli
ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato
di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di
nascita. (R)
Articolo 75 (R)
Decadenza dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall’articolo 76, qualora dal
controllo di cui all’articolo 71 emerga la non veridicità del
contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici
eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della
dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 (L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne
fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi
del codice penale e delle leggi speciali in materia.
2. L’esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a
verità equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e
47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate
nell’articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico
ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per
ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l’autorizzazione
all’esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più
gravi, può applicare l’interdizione temporanea dai pubblici uffici
o dalla professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77 (L-R)
Norme abrogate
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico sono
abrogati: la legge 4 gennaio 1968, n.15; l’articolo 2, comma 15,
primo periodo della legge 24 dicembre 1993, n.537; l’articolo 2
commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 come
sostituito dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n.
191, della legge 15 maggio 1997, n. 127; l’articolo 2, comma 11
della citata legge 16 giugno 1998, n. 191; gli articoli 2 e 3 della
legge 24 novembre 2000, n.340; l’articolo 55, comma 3 della legge
21 novembre 2000, n. 342. (L)
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; il
D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428;
i commi 2 e 3 dell’articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223.
(R)
Articolo 78 (L-R)
Norme che rimangono in vigore
1. Dalla data di entrata in vigore del presente testo unico restano
comunque in vigore:
a) le vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia
di trasmissione delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22
luglio 1998, n. 322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 542, al D.P.R.
10 marzo 2000, n.100, al decreto direttoriale 31 luglio 1998, al
decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M.31 maggio 1999, n. 164,
e le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n.
109 concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la
determinazione dell’indicatore della situazione economica
equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali
agevolate;
b) il D.P.R.26 ottobre 1972, n. 642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990, n. 241;
d ) l’articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre
1993, n. 537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge
31 dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in
attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998,
n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le
direttive e i decreti ministeriali a contenuto generale, nonché le
regole tecniche già emanate alla data di entrata in vigore del
presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di
beni archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n.
490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con riferimento agli
articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di legge
e di regolamento concernenti i trattamenti di dati personali da
parte delle forze dell’ordine, ai sensi dell’articolo 4 legge 31
dicembre 1996, n. 675.

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