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Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinn...

Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999).

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l’articolo 87, comma quinto, della Costituzione;

Visto l’articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Visto l’articolo 20 della legge 15 marzo 1997, n. 59, e successive
modificazioni;

Vista la legge 8 marzo 1999, n. 50, allegato 1, n. 42);

Visto il regio decreto 2 ottobre 1911, n. 1163;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 30 dicembre 1975,
n. 854;

Visto l’articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica, 20 ottobre 1998, n. 428;

Visto l’articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 281;

Visto l’articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.
490;

Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri,
adottata nella riunione del 28 luglio 2000;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione
consultiva per gli atti normativi nell’adunanza del 18 settembre
2000;

Acquisito il parere delle competenti Commissioni della Camera dei
deputati e del Senato della Repubblica;

Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 28 dicembre 2000;

Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri per i
beni e le attivita’ culturali, dell’interno e del tesoro, del
bilancio e della programmazione economica;

E m a n a
il seguente regolamento:

SEZIONE I

Art. 1.

Oggetto e ambito di applicazione

1. Il presente regolamento disciplina il procedimento di
costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli
archivi ed il procedimento per lo scarto dei documenti degli uffici
dello Stato.

2. Presso gli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali e presso
gli uffici centrali, interregionali, regionali, interprovinciali e
provinciali delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento
autonomo, ad esclusione dei Ministeri degli affari esteri e della
difesa sono istituite le Commissioni di sorveglianza sugli archivi
di cui all’articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.
490.

Art. 2.

Composizione e nomina delle Commissioni

1. Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi istituite presso
gli uffici centrali delle amministrazioni dello Stato sono
composte:

da due rappresentanti dell’amministrazione cui gli atti
appartengono, da un rappresentante del Ministero per i beni e le
attivita’ culturali designato dal sopraintendente dell’Archivio
centrale dello Stato, da un rappresentante del Ministero
dell’interno.

2. Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi, istituite presso
gli uffici periferici, nonche’ presso gli uffici giudiziari di cui
al comma 2 dell’articolo 1, sono composte: da due rappresentanti
dell’ufficio al quale gli atti appartengono, da un rappresentante
del Ministero per i beni e le attivita’ culturali designato dal
direttore del competente archivio di Stato, da un rappresentante
del Ministero dell’interno.

3. Le commissioni di cui al comma 1, sono nominate dai dirigenti
generali o dai corrispondenti organi di vertice; le Commissioni di
cui al comma 2, sono nominate dai dirigenti preposti agli uffici
sovraordinati rispetto agli uffici di livello inferiore che operano
nell’ambito della circoscrizione non inferiore a quella
provinciale.

Art. 3.

Procedura ordinaria per la costituzione e il funzionamento
delleCommissioni

1. Il dirigente competente, entro i sessanta giorni precedenti alla
data di scadenza della Commissione, richiede al sovraintendente
dell’archivio centrale dello Stato o al direttore dell’archivio di
Stato competente per territorio e al Ministero dell’interno la
designazione dei membri di propria competenza.

2. Delle designazioni e’ data comunicazione entro trenta giorni
dalla data della richiesta.

3. Ricevuta la comunicazione di cui al comma 2, il dirigente
competente provvede alla nomina della Commissione di sorveglianza,
individuando, altresi’, un impiegato per lo svolgimento delle
funzioni di segretario e, ove lo ritenga opportuno, un proprio
delegato per l’espletamento delle funzioni di presidenza.

4. Dell’atto di nomina della Commissione e’ data comunicazione, nei
tre giorni successivi, alle amministrazioni di cui al comma 1,
nonche’ all’amministrazione da cui dipende l’ufficio stesso.

5. Il Presidente ha l’obbligo di convocare la Commissione almeno
ogni centoventi giorni. La Commissione e’ convocata, altresi’, ogni
qual volta il presidente lo ritenga opportuno, o ne sia richiesto
dai rappresentanti dell’amministrazione degli archivi di Stato e
del Ministero dell’interno. Il Presidente cura, attraverso il
segretario, la stesura di una relazione annuale sull’attivita’
della Commissione, indicando sinteticamente i risultati ottenuti in
relazione all’attuazione dei criteri e degli obiettivi stabiliti ai
sensi degli articoli 6 e 7.

Art. 4
Proroga e rinnovo delle Commissioni

1. La Commissione dura in carica tre anni.

2. La Commissione non rinnovata entro il termine di scadenza puo’
essere prorogata per non piu’ di quarantacinque giorni, decorrenti
dal giorno della scadenza del termine medesimo.

3. Se la Commissione non e’ rinnovata entro il periodo di proroga,
la relativa competenza e’ trasferita, entro il termine di novanta
giorni dalla data di scadenza, all’amministrazione da cui dipende
l’ufficio che nomina la Commissione.

4. I Ministri competenti hanno la facolta’ di fissare, ai sensi
dell’articolo 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, termini
procedimentali inferiori rispetto a quelli massimi fissati dal
presente regolamento.

Art. 5.

Responsabilita’ degli archivi

1. I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione e
della corretta gestione degli archivi, nonche’ della regolare
tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari
all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

SEZIONE II

Art. 6.

Individuazione dei documenti da eliminare

1. I documenti da proporre per lo scarto sono individuati dalle
Commissioni di sorveglianza sugli archivi di cui all’articolo 1 nel
rispetto dei criteri eventualmente fissati dal piano di
conservazione degli archivi, previsto dall’articolo 19, comma 1,
del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.
428, e approvati dalla competente unita’ organizzativa del
Ministero per i beni e le attivita’ culturali.

2. I relativi elenchi, accompagnati da una relazione illustrativa
contenente le motivazioni dello scarto, l’indicazione della data
iniziale e finale di ciascuna serie, nonche’ della quantita’,
almeno approssimativa, dei documenti da eliminare sono trasmessi,
anche mediante l’utilizzazione di strumenti informatici, al
Ministero per i beni e le attivita’ culturali il quale decide sulle
proposte di scarto inviando, entro centoventi giorni dal
ricevimento degli elenchi, il nulla osta all’ufficio interessato e
per conoscenza alla competente amministrazione centrale e
determinando, altresi’, se i documenti da scartare debbano essere
bruciati, macerati o ceduti in libero uso. Trascorso il suddetto
termine senza che sia stata adottata alcuna determinazione, tutti i
documenti inclusi negli elenchi sono destinati al macero.

Art. 7.

Procedura semplificata

1. Al rilascio del nulla osta allo scarto relativamente alle
categorie di documenti identificate ai sensi del comma 2, previa
individuazione delle Commissioni di cui all’articolo 1, e’ delegato
il soprintendente dell’archivio centrale dello Stato per le
amministrazioni centrali e il direttore dell’archivio di Stato
competente per territorio per le amministrazioni periferiche, il
quale decide entro trenta giorni dal ricevimento degli elenchi.

Trascorso tale termine senza che sia stato rilasciato il nulla osta
allo scarto, l’amministrazione puo’ disporre la cessione degli
atti.

2. Ogni tre anni, con decreto dell’amministrazione competente, di
concerto con il Ministro per i beni e le attivita’ culturali e
dell’interno, tenuto conto dei criteri previsti dal piano di cui
all’articolo 19, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, sono individuate le categorie
di documenti di cui al comma 1.

Art. 8.

Cessione degli atti di cui e’ disposto lo scarto

1. Le modalita’ di cessione degli atti di archivio di cui e’ stato
disposto lo scarto, vengono stabilite da ciascuna amministrazione
anche attraverso le organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa
italiana.

2. Le eventuali somme ricavate dalla cessione di cui al comma 1
dovranno essere versate alla Tesoreria dello Stato, imputando le
stesse all’apposito capitolo dello stato di previsione dell’entrata
dello Stato di pertinenza del Tesoro.

Art. 9.

Scarto di documenti non consultabili

1. Le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera
consultabilita’ ai sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo 30
luglio 1999, n. 281, sono inoltrate, per i provvedimenti di
competenza al Ministero dell’interno, il quale si pronuncia entro
novanta giorni. Trascorso tale termine senza che il Ministero
dell’interno si sia pronunciato, l’amministrazione puo’ disporre la
cessione degli atti sottratti alla libera consultabilita’.

Art. 10.

Abrogazioni

1. Ai sensi dell’articolo 20, comma 4, della legge 15 marzo 1997,
n. 59, dalla data di entrata in vigore del presente regolamento,
sono abrogati:

a) il decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n.
344;

b) l’articolo 69, commi 2o, 3o e 4o del regio decreto 2 ottobre
1911, n. 1163;

c) l’articolo 16 del regio decreto-legge 10 agosto 1928, n. 2034,
come modificato dal regio decreto-legge 12 febbraio 1930, n. 84, e
convertito dalla legge 17 aprile 19…

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