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AUTORITA' PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE DELIBERAZIONE 13 dicembre 2001 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (1). (Deliberazione n. 42/2001). (GU n. 296 del 21-12-2001)

AUTORITA’ PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

DELIBERAZIONE 13 dicembre 2001

Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su
supporto ottico idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli
originali – art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445 (1). (Deliberazione n. 42/2001).

L’AUTORITA’ PER L’INFORMATICA
NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Visto l’art. 6, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le
pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facolta’ di sostituire,
a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o
regolamento e’ prescritta la conservazione, con la loro riproduzione
su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo
a garantire la conformita’ dei documenti agli originali;
Visto l’art. 6, comma 2, del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che gli
obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma
1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia probatori,
anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate
sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorita’ per
l’informatica nella pubblica amministrazione;
Vista la propria deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, con la
quale, in attuazione dell’art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre
1993, n. 537, sono state dettate le regole tecniche per l’uso dei
supporti ottici;
Ritenuto di sostituire integralmente la deliberazione n. 24 del 30
luglio 1998 con altra finalizzata a dettare regole tecniche che
soddisfino le esigenze connesse all’evoluzione tecnologica e nel
contempo realizzino modalita’ semplificate ed uniformi per la
conservazione e l’esibizione dei documenti su supporto ottico;
Delibera:
Le disposizioni della presente deliberazione si applicano, in
sostituzione della deliberazione n. 24 del 30 luglio 1998, dal giorno
successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
(1) Note esplicative della presente deliberazione sono
disponibili sul sito dell’Autorita’ www.aipa.it
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) documento: rappresentazione in formato analogico o digitale di
atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un
processo di elaborazione elettronica;
b) documento analogico: documento formato utilizzando una
grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta
(esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio:
pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su
nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si
distingue in documento originale e copia;
c) documento analogico originale: documento analogico che puo’
essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia
possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi;
d) documento digitale: testi, immagini, dati strutturati,
disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che
assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione
elettronica, di cui sia identificabile l’origine;
e) documento informatico: documento digitale sottoscritto con
firma digitale ai sensi dell’art. 8 del testo unico approvato con
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e
del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio
1999, e successive modificazioni;
f) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico che consente
la memorizzazione di documenti digitali mediante l’impiego della
tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici, magneto-ottici,
DVD);
g) memorizzazione: processo di trasposizione in formato digitale
su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di
elaborazione, di documenti analogici o digitali, anche informatici;
h) archiviazione digitale: processo di memorizzazione, su un
qualsiasi idoneo supporto, di documenti digitali, anche informatici,
univocamente identificati mediante un codice di riferimento,
antecedente all’eventuale processo di conservazione;
i) documento archiviato: documento digitale, anche informatico,
sottoposto al processo di archiviazione digitale;
l) conservazione digitale: processo effettuato con le modalita’
di cui agli articoli 3 e 4;
m) documento conservato: documento sottoposto al processo di
conservazione;
n) esibizione: operazione che consente di visualizzare un
documento conservato e di ottenerne copia;
o) riversamento diretto: processo che trasferisce uno o piu’
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, non alterando la loro rappresentazione digitale. Per tale
processo non sono previste particolari modalita’;
p) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o piu’
documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, modificando la loro rappresentazione digitale. Per tale
processo sono previste le modalita’ descritte nell’art. 3, comma 2, e
nell’art. 4, comma 4, della presente deliberazione;
q) riferimento temporale: informazione, contenente la data e
l’ora in cui viene ultimato il processo di conservazione digitale,
che viene associata ad uno o piu’ documenti digitali, anche
informatici. L’operazione di associazione deve rispettare le
procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della
tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o
privato che intende o e’ tenuto ad effettuare la conservazione
digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal
soggetto stesso;
r) pubblico ufficiale: il notaio, ad eccezione di quanto previsto
dall’art. 5, comma 4, e dei casi per i quali possono essere chiamate
in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2, del testo
unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445.

Art. 2.
Obblighi di conservazione digitale
1. Gli obblighi di conservazione digitale dei documenti, previsti
dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia
per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti, fatto salvo
quanto indicato dall’art. 7, qualora il processo di conservazione
venga effettuato con le modalita’ di cui agli articoli 3 e 4.
2. I documenti digitali, anche informatici, possono essere
archiviati digitalmente prima di essere sottoposti al processo di
conservazione. Per l’archiviazione digitale non sussistono gli
obblighi di cui alla presente deliberazione.

Art. 3.
Conservazione di documenti digitali
1. Il processo di conservazione di documenti digitali, anche
informatici, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e
termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del
riferimento temporale e della firma digitale da parte del
responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento
del processo.
2. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti digitali
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico e
termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti del riferimento
temporale e della firma digitale da parte del responsabile della
conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
Qualora il processo riguardi documenti informatici, e’ inoltre
richiesta l’apposizione del riferimento temporale e della firma
digitale da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la
conformita’ di quanto riversato al documento d’origine.

Art. 4.
Conservazione digitale di documenti analogici
1. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici
avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente
sui supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei
documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte
del responsabile della conservazione che attesta cosi’ il corretto
svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici
originali unici si conclude con l’ulteriore apposizione del
riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico
ufficiale per attestare la conformita’ di quanto memorizzato al
documento d’origine.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui e’ obbligatoria la
conservazione, e’ consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di conservazione digitale, fatto salvo quanto previsto al
comma 4 dell’art. 6 del testo unico di cui al decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
4. Il processo di riversamento sostitutivo di documenti analogici
conservati avviene mediante memorizzazione su altro supporto ottico.
Il responsabile della conservazione, al termine del riversamento, ne
attesta il corretto svolgimento con l’apposizione del riferimento
temporale e della firma digitale sull’insieme dei documenti. Qualora
il processo riguardi documenti ori…

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