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CIRCOLARE 7 maggio 2001, n.28- Art. 18, comma 2, D.P.C.M 31/2000

CIRCOLARE 7 maggio 2001, n.28- Art. 18, comma 2, D.P.C.M 31/2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 445/2000 - Standard, modalita' di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. (GU n. 113 del 17-5-2001)

AUTORITA’ PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

CIRCOLARE 7 maggio 2001, n. 28
Art. 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale
21 novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo
informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445 – Standard, modalita’ di trasmissione,
formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie
comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai
documenti protocollati.

Lo sviluppo e la messa in esercizio dei primi sistemi di protocollo
informatico, realizzati a seguito dell’entrata in vigore delle
recenti norme in materia e destinati, in particolar modo, a
sostituire le registrazioni su carta, hanno fatto emergere questioni
di carattere applicativo ed amministrativo, ad esempio relativamente
alle modalita’ di interconnessione tra diversi sistemi di protocollo
informatico e alla loro integrazione con la posta elettronica e la
firma digitale.
In effetti, i sistemi di gestione informatica dei flussi
documentali, orientati alla trasparenza amministrativa ed
all’efficienza interna, si collocano in una dimensione piu’ ampia
nell’ottica della interconnessione e interoperabilita’ dei sistemi
informativi pubblici.
Per interoperabilita’ dei sistemi di protocollo informatico si
intende la possibilita’ di trattamento automatico, da parte di un
sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un
sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare altresi’
le attivita’ ed i processi amministrativi conseguenti (art. 55, comma
4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.
445, ed art. 15 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 21 novembre
2000, n. 272).
Per realizzare l’interoperabilita’ dei sistemi di protocollo
informatico gestiti dalle pubbliche amministrazioni distribuite sul
territorio e’ necessario, in primo luogo, stabilire una modalita’ di
comunicazione comune, che consenta la trasmissione telematica dei
documenti sulla rete. Ai sensi del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, il mezzo di comunicazione
telematica di base e’ la posta elettronica, con l’impiego del
protocollo SMTP e del formato MIME per la codifica dei messaggi. Per
le amministrazioni che sottoscrivono il contratto di
interoperabilita’ alla Rete unitaria nella pubblica amministrazione,
il servizio di posta elettronica da utilizzare per l’interscambio di
documenti soggetti alla registrazione di protocollo, e’ quello
offerto dal fornitore del servizio di interoperabilita’ il quale e’
tenuto al rispetto del protocollo sopra richiamato ed alla gestione
dei messaggi in formato MIME.
Oltre ad una modalita’ di comunicazione comune, l’interoperabilita’
dei sistemi di protocollo richiede anche una efficace interazione dei
sistemi di gestione documentale. In questo senso, le regole tecniche
di cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
31 ottobre 2000 stabiliscono che ogni messaggio di posta elettronica
protocollato debba riportare alcune informazioni archivistiche
fondamentali, per facilitare il trattamento dei documenti da parte
del ricevente. Tali informazioni sono incluse nella segnatura
informatica di ciascun messaggio protocollato e sono codificate in
formato XML.
Con la presente circolare, resa disponibile anche sul sito internet
dell’Autorita’ per l’informatica http://www.aipa.it, vengono
indicati, secondo quanto prescrive l’art. 18, comma 2, del decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, le
modalita’ di trasmissione dei documenti informatici, il tipo ed il
formato delle informazioni archivistiche di protocollo minime ed
accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e
associate ai messaggi di posta elettronica protocollati. Per la sua
redazione, l’Autorita’ si e’ avvalsa della collaborazione di diverse
pubbliche amministrazioni, che hanno individuato attraverso
l’esperienza maturata durante la progettazione e la messa in
esercizio dei propri sistemi di protocollo informatico diversi
problemi operativi e hanno fornito corrispondenti suggerimenti
solutivi.
Le modalita’ tecniche ed il formato definiti verranno adeguati con
cadenza annuale, in relazione all’evoluzione tecnologica e alle
eventuali ulteriori esigenze che le amministrazioni dovessero
manifestare a seguito della loro applicazione.
Roma, 7 maggio 2001
Il presidente: Zuliani

—-> Vedere Allegato da pag. 39 a pag. 65 della G.U.

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