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GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI - PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002: Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti. (Autorizzazione n. 4/2002). (GU n. 83 del 9-4-2002- Suppl. Ordinario n.70)

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002

Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi
professionisti. (Autorizzazione n. 4/2002).

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota’,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del
prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua i dati personali “sensibili”;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di
questa Autorita’ e, ove necessario, con il consenso scritto degli
interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo’ essere
autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi’ superflua la
richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi
titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le
prescrizioni gia’ impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie
siano a tempo determinato ai sensi dell’art. 14 del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998 n. 501, in relazione alla
prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di
protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del
2001;
Considerata la necessita’ di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’
fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
e’ effettuato da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi
professionali per l’espletamento delle rispettive attivita’
professionali;
Visto l’art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318;
Visto l’art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

Autorizza

i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a
trattare i dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n.
675/1996, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.

L’autorizzazione e’ rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi
professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio
di un’attivita’ professionale in forma individuale o associata, anche
in conformita’ al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96, o alle
norme di attuazione dell’art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997,
n. 266, in tema di attivita’ di assistenza e consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei
corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi
dell’art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e
successive modificazioni e integrazioni, recante l’ordinamento della
professione di avvocato.
L’autorizzazione e’ rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari
che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’art. 2232
del codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero
professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero
professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati
sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli psicologi,
dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della
riabilitazione, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n.
2/2002;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di
collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei
soggetti sopraindicati, alla quale si riferisce l’autorizzazione
generale n. 1/2002;
c) da soggetti privati che svolgono attivita’ investigative, dai
giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli
articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.

Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili relativi ai
clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove cio’
sia strettamente indispensabile per l’esecuzione di specifiche
prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati
e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere strettamente pertinenti e non
eccedenti rispetto ad incarichi conferiti che non possano essere
svolti mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di
natura diversa.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la
vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata
autorizzazione generale n. 2/2002.

3) Finalita’ del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili puo’ essere effettuato ai soli
fini dell’espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il
libero professionista puo’ eseguire in base al proprio ordinamento
professionale, e in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza
ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che
sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi
della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di
consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un
terzo in sede giudiziaria, nonche’ in sede amministrativa o nelle
procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla
normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti
collettivi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore delle
investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397,
anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici;
d) per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia.

4) Modalita’ di trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate all’incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999.
Restano inoltre fermi gli obblighi:
a) di informare l’interessato ai sensi dell’art. 10, commi 1 e 3,
della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso
terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l’esercizio di un diritto in sede
giudiziaria o per le indagini difensive [punto 3), lettere b) e c)],
l’informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso
scritto, sono necessari solo se i dati sono trattati per un periodo
superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali
finalita’, oppure per altre finalita’ con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all’interessato di comprendere
agevolmente se il titolare del trattamento e’ un singolo
professionista o un’associazione di professionisti, ovvero se ricorre
un’ipotesi di contitolarita’ tra piu’ liberi professionisti o di
esercizio della professione in forma societaria ai sensi del decreto
legislativo 2 febbraio 2001, n. 96.
Resta ferma la facolta’ del libero professionista di designare
quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli
ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero
professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli
dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati
del trattamento preposti all’espletamento di compiti amministrativi.

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1,
lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa
comunitaria, da leggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo
non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli
incarichi conferiti.
A tal fine deve essere verificata la stretta pertinenza e la non
eccedenza dei dati rispetto agli incarichi in corso, da instaurare o
cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di
propri…

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