GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI - DELIBERAZIONE 2 marzo 2011 | Architetto.info

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI – DELIBERAZIONE 2 marzo 2011

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI - DELIBERAZIONE 2 marzo 2011 - Linee guida, in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalita' di pubblicazione e diffusione sul web. (11A03700) (GU n. 64 del 19-3-2011 )

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

DELIBERAZIONE 2 marzo 2011

Linee guida, in materia di trattamento di dati personali contenuti
anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti
pubblici per finalita’ di pubblicazione e diffusione sul web.
(11A03700)

IL GARANTE
PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato,
componenti e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;
Visto lo schema di provvedimento recante «Linee guida in materia di
trattamento di dati personali effettuato da soggetti pubblici per
finalita’ di pubblicazione e di diffusione sul web di atti e
documenti adottati dalle pubbliche amministrazioni» approvato in via
provvisoria dal Garante il 16 dicembre 2010 e, in pari data,
sottoposto a consultazione previa pubblicazione sul sito web
dell’Autorita’;
Visti i commenti e le osservazioni pervenuti a questa Autorita’ a
seguito della consultazione per la quale era stato fissato il termine
del 31 gennaio 2011;
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg.
30 giugno 2003, n. 196);
Vista la disciplina rilevante in materia di trasparenza e
pubblicita’ dell’attivita’ amministrativa;
Vista la documentazione in atti;
Viste le osservazioni dell’Ufficio, formulate dal segretario
generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Delibera:

1. di adottare le «Linee guida in materia di trattamento di dati
personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi
effettuato da soggetti pubblici per finalita’ di pubblicazione e
diffusione sul web» contenute nel documento allegato quale parte
integrante della presente deliberazione (Allegato 1);
2. che copia del presente provvedimento sia trasmessa al Ministero
della giustizia-Ufficio pubblicazione leggi e decreti, per la sua
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai
sensi dell’art. 143, comma 2, del Codice.
Roma, 2 marzo 2011

Il presidente e relatore: Pizzetti
Il segretario generale: De Paoli

Allegato 1

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti
anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti
pubblici per finalita’ di pubblicazione e diffusione sul web

(Deliberazione n. del 2 marzo 2011)

Sommario

1. Ambito di applicazione

1.1. Riscontro all’interessato in caso di accesso ai propri dati
personali: non applicabilita’ delle presenti Linee guida

2. Premessa

2.1.Pubblicazione di dati personali sulla base di espresse previsioni
normative

2.2.Pubblicazione di informazioni personali strettamente necessaria
al perseguimento di finalita’ istituzionali

2.3.Pubblicazione di informazioni alla luce della recente riforma
normativa in materia di trasparenza delle pubbliche amministrazioni

2.4.Pubblicazione di informazioni personali su richiesta
dell’interessato

2.5.Sindacabilita’ delle scelte in ordine alla pubblicazione di dati
personali

3. Trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ di atti e documenti:
definizioni

3. 1. Trasparenza

3. 2. Pubblicita’

3. 3. Consultabilita’

4. Trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ di atti e documenti:
valutazione delle tre grandi finalita’ perseguibili mediante la
pubblicazione on line

5. Accorgimenti tecnici in relazione alle finalita’ perseguite

5. 1. Motori di ricerca

5. 2. Tempi proporzionati di mantenimento della diffusione dei dati

5. 3. Duplicazione massiva dei file contenenti dati personali

5. 4. Dati esatti e aggiornati

6. Fattispecie esemplificative correlate a talune specifiche ipotesi
normative

A. Trasparenza

A. 1. Informazioni riferite agli addetti ad una funzione pubblica

A. 1.1. Trasparenza dell’attivita’ delle pubbliche amministrazioni
senza dati personali

A. 2. Situazione patrimoniale di titolari di cariche e incarichi
pubblici

A. 3. Ruoli del personale e bollettini ufficiali

A. 4. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica

B. Pubblicita’ degli atti amministrativi e albo pretorio on line

B. 1. Concorsi e selezioni pubbliche

B. 2. Graduatorie, elenchi professionali ed altri atti riguardanti il
personale

C. Consultabilita’ di atti e documenti

C. 1. Elenchi del collocamento obbligatorio dei disabili

1. Ambito di applicazione

L’attuale processo di innovazione e digitalizzazione della pubblica
amministrazione e’ caratterizzato da numerose iniziative, anche
legislative, volte a migliorare l’efficienza, l’efficacia e la
qualita’ delle prestazioni e dei servizi erogati dai soggetti
pubblici mediante l’incremento dell’utilizzo delle tecnologie
informatiche e telematiche.

Le recenti disposizioni 1 in materia di trasparenza e pubblicita’
dell’azione amministrativa e quelle sulla consultabilita’ degli atti
prevedono in capo ai soggetti pubblici diversi obblighi di messa a
disposizione delle relative informazioni da realizzare con modalita’
di divulgazione e ambiti di conoscenza di tipo differente,
comportando, a seconda dei casi, operazioni di comunicazione oppure
di diffusione di dati personali2 .

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1 Le recenti novita’ introdotte dal legislatore dispongono che la
trasparenza “e’ intesa come accessibilita’ totale (…) delle
informazioni concernenti ogni aspetto dell’organizzazione, degli
indicatori relativi agli andamenti gestionali e all’utilizzo delle
risorse per il perseguimento delle funzioni istituzionali, dei
risultati dell’attivita’ di misurazione e valutazione….(…)” con
il principale “scopo di favorire forme difuse di controllo del
rispetto dei principi di buon andamento e imparzialita’”, anche a
garanzia della legalita’ e dello sviluppo della cultura
dell’integrita’ (d.lg. 27 ottobre 2009, n. 150, recante Attuazione
della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della
produttivita’ del lavoro pubblico e di eficienza e trasparenza delle
pubbliche amministrazioni).
2 Tali obblighi si aggiungono a quelli previsti da normative
previgenti in relazione ai quali il Garante si e’ gia’ pronunciato
in passato, rilevando che, in linea di principio, non sussiste
alcuna incompatibilita’ di fondo tra le disposizioni in materia di
protezione dati personali e determinate forme di conoscibilita’ di
informazioni riconducibili alla trasparenza dell’azione
amministrativa. V. Provv. 19 aprile 2007, recante “Linee guida in
materia di trattamento dei dati personali per finalita’ di
pubblicazione e di diffusione di atti e documenti di enti locali”
(pubblicato in G.U. 25 maggio 2007, n. 120, disponibile sul sito
www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1407101); v. anche, con specifico
riferimento al regime di pubblicita’ degli atti relativi alle
procedure concorsuali, all’organizzazione degli uffici e alle
retribuzioni di titolari di cariche e incarichi pubblici, Provv. 14
giugno 2007, recante “Linee guida in materia di trattamento di dati
personali dei lavoratori per finalita’ di gestione del rapporto di
lavoro in ambito pubblico” (pubblicato in G.U. 13 luglio 2007, n.
161, doc web n. 1417809).

La disciplina sulla protezione dei dati personali regola la
comunicazione e la diffusione delle informazioni personali in maniera
tendenzialmente uniforme, indipendentemente dalle modalita’ tecniche
utilizzate; cio’, sia nei casi in cui i dati personali siano resi
noti mediante una pubblicazione cartacea, sia laddove tali
informazioni siano messe a disposizione on line tramite una pagina
web.

Le presenti “Linee guida” hanno, pertanto, lo scopo di definire un
primo quadro unitario di misure e accorgimenti finalizzati a
individuare opportune cautele che i soggetti pubblici sono tenuti ad
applicare in relazione alle ipotesi in cui effettuano, in attuazione
alle disposizioni normative vigenti, attivita’ di comunicazione o
diffusione di dati personali sui propri siti istituzionali per
finalita’ di trasparenza, pubblicita’ dell’azione amministrativa,
nonche’ di consultazione di atti su iniziativa di singoli soggetti.

1.1. Riscontro all’interessato in caso di accesso ai propri dati
personali: non applicabilita’ delle presenti

Linee guida

Non sono presi in considerazione in questo provvedimento i casi in
cui i soggetti pubblici sono destinatari di istanze di accesso ai
dati personali, in quanto il dare conoscenza all’interessato delle
informazioni in possesso dell’amministrazione non configura
un’operazione di comunicazione (artt. 4, comma 1, lett. l) e 7 del
Codice).

2. Premessa

I soggetti pubblici possono utilizzare informazioni personali per lo
svolgimento delle proprie funzioni istituzionali anche in mancanza di
una norma di legge o di regolamento che preveda espressamente il
trattamento di dati personali e non devono richiedere il consenso
dell’interessato (artt. 18, commi 2 e 4, 19,comma 1, del Codice).
Resta fermo che per la comunicazione e la diffusione devono comunque
essere applicate le regole di cui ai punti successivi.

2.1. Pubblicazione di dati personali sulla base di espresse
previsioni normative

In relazione alle sole operazioni di comunicazione e di diffusione,
le pubbliche amministrazioni, nel mettere a disposizione sui propri
siti istituzionali dati personali, contenuti anche in atti e
documenti amministrativi (in forma integrale, per estratto, ivi
compresi gli allegati), devono preventivamente verificare che una
norma di legge o di regolamento preveda tale possibilita’ (artt. 4,
comma 1, lett. l) e m), 19, comma 3, 20 e 21, del Codice) 3 fermo
restando comunque il generale divieto di diffusione dei dati idonei
a rivelare lo stato di salute dei singoli interessati (artt. 22,
comma 8, 65, comma 5, 68, comma 3, del Codice).

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3 E’ ovviamente sempre consentita la diffusione in Internet di un
avviso che indichi le modalita’ con le quali determinati documenti
possono essere consultati, in quanto esso non comporta, di regola,
la pubblicazione di dati personali.
2.2. Pubblicazione di informazioni personali strettamente necessaria
al perseguimento di finalita’ istituzionali

Le amministrazioni possono inoltre pubblicare sul proprio sito web
informazioni che contengono dati personali, eventualmente anche
tratti da atti e documenti amministrativi, qualora tale
divulgazione, che deve essere sempre sorretta da un’adeguata
motivazione, costituisca un’operazione strettamente necessaria al
perseguimento delle finalita’ assegnate all’amministrazione da
specifiche leggi o regolamenti, e riguardi informazioni utili a far
conoscere ai destinatari le sue attivita’ e il suo funzionamento 4 o
a favorire l’accesso ai servizi prestati dall’ amministrazione.5 .

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4 Si fa riferimento, in particolare, alle attivita’ di informazione
e comunicazione istituzionale dell’amministrazione di cui alla l. 7
giugno 2000 n. 150; v. sul punto le Linee guida per i siti web della
PA redatte da DigitPa ai sensi dell’art. 4 della Direttiva 8/09 del
Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione del 26
novembre 2009.
5 Ad es., l’universita’ puo’ pubblicare sul sito web i dati
identificativi dei docenti delle singole facolta’ contestualmente ai
corsi di insegnamento e ai relativi orari dell’attivita’ didattica.

Resta comunque fermo che non possono essere comunicate o diffuse
informazioni riferite agli utenti se non nei casi in cui tali
operazioni sono esplicitamente previste da una legge o da un
regolamento. Resta fermo inoltre che la pubblicazione di dati
personali aventi natura sensibile e’ consentita solo se autorizzata
da espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i
tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalita’ di rilevante
interesse pubblico perseguite ovvero qualora tale operazione sia
identificata nel regolamento che l’amministrazione e’ tenuta ad
adottare, previo parere conforme del Garante (art. 20, commi 1 e 2,
del Codice).

2.3. Pubblicazione di informazioni alla luce della recente riforma
normativa in materia di trasparenza delle pubbliche amministrazioni

Le amministrazioni possono infine disporre la pubblicazione sul
proprio sito web di informazioni personali individuate -sulla base
di precisi obblighi normativi, in parte previsti dal d.lg. n.
150/2009, in parte da altre normative previgenti- nel Programma
triennale per la trasparenza e l’integrita’ che ciascuna
amministrazione e’ tenuta ad adottare in conformita’ alle “Linee
guida per la predisposizione del Programma triennale per la
trasparenza e l’integrita’”, adottate il 14 ottobre 2010 dalla
Commissione indipendente per la valutazione, la trasparenza e
l’integrita’ delle amministrazioni pubbliche (Civit) 6 .

———-
6 V. cit. d.lg. n. 150/2009, artt. 11, commi 2 e 8, 13, commi 5, 6,
e 8.

In tale quadro, qualora l’amministrazione decida, sulla base di una
valutazione responsabile e attenta ai limiti richiamati e in
particolare a quelli di cui al punto 2.2, di prevedere la
pubblicazione di ulteriori dati, in assenza di specifici obblighi
normativi e in aggiunta a quelli elencati nelle Linee guida della
Civit, dovra’ motivare adeguatamente la propria scelta nell’ambito
dello stesso Programma triennale, dimostrando l’idoneita’ di tale
pubblicazione, in relazione alle finalita’ perseguite, e il rispetto
dei principi di necessita’, proporzionalita’ e pertinenza dei dati 7
.

———-
7 Ad es. nei rapporti di lavoro si pensi all’esigenza di prendere
in considerazione l’opportunita’ di pubblicare talune informazioni
personali nell’interesse del lavoratore al fine di valorizzarne
l’esperienza professionale.

2.4. Pubblicazione di informazioni personali su richiesta
dell’interessato

Nell’ambito dei rapporti intercorrenti con l’amministrazione
pubblica, gli interessati possono formulare specifiche richieste
volte a ottenere che taluni propri dati personali siano pubblicati
sul sito istituzionale dell’amministrazione.

Tali richieste possono riguardare informazioni personali che sono
gia’ nella disponibilita’ dell’amministrazione in quanto acquisite
per lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, ovvero che
possono essere conferite facoltativamente dall’interessato allo
specifico scopo di consentirne la diffusione (art. 13, comma 1, lett.
b), del Codice).

E’ facolta’ dell’amministrazione valutare se prendere in esame tali
richieste di pubblicazione, che comunque potranno essere accolte
solo all’esito di un’attenta verifica con cui si accerti che tale
operazione sia compatibile con lo svolgimento delle proprie funzioni
istituzionali e che i dati oggetto di diffusione on line risultino
pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita’ perseguite 8 .

———-
8 Ci si riferisce, ad esempio, alla possibilita’ per una pubblica
amministrazione, nel quadro dello svolgimento delle funzioni
istituzionali volte a favorire la trasparenza della propria
organizzazione, di riconoscere ai propri dipendenti che ne facciano
specifica e libera richiesta, di pubblicare le loro foto sul sito
istituzionale, al fine di migliorare, ad esempio, il rapporto fra
operatori ed utenti (allo stato, specifiche disposizioni normative
prevedono a tale scopo l’obbligo dell’esibizione dei cartellini
identificativi).
2.5. Sindacabilita’ delle scelte in ordine alla pubblicazione di dati
personali

Tutte le decisioni assunte dalle amministrazioni in relazione alla
pubblicazione sui propri siti istituzionali di atti e documenti
contenenti dati personali possono essere oggetto di sindacato da
parte del Garante al fine di verificare che siano rispettati i
principi di necessita’, proporzionalita’ e pertinenza dei dati (artt.
3 e 11, comma 1, del Codice).

3. Trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ di atti e documenti:
definizioni

Ferme restando le specifiche definizioni che le norme di settore
stabiliscono, ai soli fini della corretta applicazione delle
indicazioni fornite con le presenti Linee guida, si ritiene utile
fornire di seguito la definizione di trasparenza, pubblicita’ e
consultabilita’ di atti e documenti amministrativi in relazione alla
attivita’ di comunicazione o diffusione di dati personali svolta dai
soggetti pubblici attraverso i propri siti istituzionali.

3.1. Trasparenza

La disponibilita’ sui siti istituzionali delle amministrazioni di
atti e documenti amministrativi, contenenti dati personali, per
finalita’ di trasparenza e’ volta a garantire una conoscenza
generalizzata delle informazioni concernenti aspetti
dell’organizzazione dell’amministrazione al fine di assicurare un
ampio controllo sulle capacita’ delle pubbliche amministrazioni di
raggiungere gli obiettivi, nonche’ sulle modalita’ adottate per la
valutazione del lavoro svolto dai dipendenti pubblici.

3.2. Pubblicita’

La disponibilita’ on line per finalita’ di pubblicita’ e’ volta a far
conoscere l’azione amministrativa in relazione al rispetto dei
principi di legittimita’ e correttezza, nonche’ a garantire che gli
atti amministrativi producano effetti legali al fine di favorire
eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati. Tale
pubblicita’ puo’ configurarsi anche come uno strumento della
trasparenza poiche’ funzionale a rendere conoscibile l’attivita’
delle pubbliche amministrazioni .

3.3. Consultabilita’

La disponibilita’ sui siti istituzionali delle amministrazioni di
atti e documenti amministrativi per finalita’ di consultabilita’ e’
volta a consentire la messa a disposizione degli stessi solo a
soggetti determinati -anche per categorie- al fine di garantire in
maniera agevole la partecipazione alle attivita’ e ai procedimenti
amministrativi.

4. Trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ di atti e documenti:
valutazione delle tre grandi finalita’ perseguibili mediante la
pubblicazione on line

Le previsioni normative in materia di trasparenza, pubblicita’ e
consultabilita’ degli atti, preordinate ad assicurare un certo grado
di conoscenza dell’operato della pubblica amministrazione, non
perseguono finalita’ analoghe.

Le pubbliche amministrazioni, pertanto, sono tenute, in primo luogo,
a valutare quali specifiche finalita’ sono rinvenibili dalle
disposizioni legislative o regolamentari che prevedono un particolare
regime di conoscibilita’ di informazioni, atti e documenti
amministrativi.

In particolare, occorre distinguere i casi in cui, in relazione alla
attivita’ di comunicazione o diffusione di dati personali attraverso
la pubblicazione di atti e documenti amministrativi sui siti
istituzionali, si perseguano finalita’ di:

A. Trasparenza;

B. Pubblicita’;

C. Consultabilita’.

Tali valutazioni devono essere effettuate dalle amministrazioni
pubbliche, nel rispetto dei principi di necessita’ e proporzionalita’
del trattamento dei dati personali (artt. 3 e 11 del Codice), in modo
da garantire modalita’ differenziate di messa a disposizione di dati
e documenti tenendo conto delle diverse finalita’ sopra evidenziate e
descritte nel par. 3, delle tipologie di informazioni oggetto di
divulgazione, nonche’ degli strumenti e dei mezzi utilizzati per
assicurarne la conoscibilita’, affinche’ siano correttamente
rispettati i diritti degli interessati.

5. Accorgimenti tecnici in relazione alle finalita’ perseguite

A fronte della messa a disposizione on line di atti e documenti
amministrativi contenenti dati personali, ivi inclusi gli obblighi
di pubblicazione aventi effetto di pubblicita’ legale (compreso
l’albo pretorio on line), occorre individuare idonei accorgimenti
volti ad assicurare forme corrette e proporzionate di conoscibilita’
di tali informazioni impedendo la loro indiscriminata e
incondizionata reperibilita’ in Internet, garantendo il rispetto dei
principi di qualita’ ed esattezza dei dati e delimitando la durata
della loro disponibilita’ on line 9 .

———-
9 In proposito si vedano anche le indicazioni relative alla
pubblicazione on line fornite nelle sopra citate Linee guida per la
predisposizione del Programma triennale per la trasparenza e
l’integrita’ della Civit (v. par. 4. 1.1 e 4.1.2)

Va tenuto presente, inoltre, che la diffusione indiscriminata di dati
personali basata su un malinteso e dilatato principio di trasparenza
puo’ determinare conseguenze gravi e pregiudizievoli tanto della
dignita’ delle persone quanto della stessa convivenza sociale.
Pericoli questi che si dilatano ulteriormente quando la diffusione
dei dati e la loro messa a disposizione avvenga on line.

Infatti, questo metodo di diffusione presenta pericoli e criticita’
specifiche che possono riguardare la difficolta’ di garantire che i
dati siano a disposizione solo per un periodo determinato dalla
normativa di settore (nei casi in cui tali norme prevedano un
termine), che siano conosciuti solo da chi abbia diritto a conoscerli
(nei casi in cui il diritto non e’ esteso a tutti ma solo a certe
categorie di cittadini) e, infine, che non possano essere manipolati
o indebitamente acquisiti e memorizzati da chi dovrebbe al massimo
limitarsi a prenderne conoscenza (come avviene nel caso in cui non
siano adottate adeguate misure di sicurezza). Deve inoltre sempre
essere tenuto presente il pericolo oggettivo costituito dai motori di
ricerca che “decontestualizzano il dato” estrapolandolo dal sito in
cui e’ contenuto, e trasformandolo in una parte -non controllata e
non controllabile- delle informazioni che di una persona sono date
dal motore di ricerca stesso, secondo una “logica” di priorita’ di
importanza del tutto sconosciuta e non conoscibile all’utente.

5. 1. Motori di ricerca

E’ necessario stabilire se i dati siano reperibili mediante motori
di ricerca esterni ovvero – come appare preferibile – mediante
funzionalita’ di ricerca interne al sito. La seconda soluzione va
infatti privilegiata, in linea generale, in quanto assicura accessi
maggiormente selettivi e coerenti con le finalita’ di volta in volta
sottese alla pubblicazione assicurando, nel contempo, la
conoscibilita’ sui siti istituzionali delle informazioni che si
intende mettere a disposizione 10 . Si pensi al caso della
pubblicazione delle informazioni e di dati nell’apposita sezione del
sito istituzionale dell’amministrazione denominata “Trasparenza,
valutazione e merito” di cui si prevede, per facilitarne l’accesso e
la consultazione, la raggiungibilita’ da un link posto nella pagina
iniziale del sito stesso.

———-
10 V., ad esempio, artt. 21, comma 1, l. n. 69/2009, e 11, comma 1,
d.lg. n. 150/2009.

A tale scopo, alla luce dell’attuale meccanismo di funzionamento dei
piu’ diffusi motori di ricerca, in relazione ai dati personali di
cui si intende limitare la diretta reperibilita’ on line tramite
tali strumenti, e’ possibile utilizzare regole di accesso
convenzionali concordate nella comunita’ Internet 11 ,12 . Resta
impregiudicato l’utilizzo di strumenti idonei ad agevolare la
reperibilita’, all’interno del sito istituzionale
dell’amministrazione, delle informazioni e dei documenti oggetto di
divulgazione.

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11 Si fa riferimento, a titolo esemplificativo, all’inserimento di
metatag noindex e noarchive nelle intestazioni delle pagine web o
alla codifica di regole di esclusione all’interno di uno specifico
file di testo (il file robots.txt) posto sul server che ospita il
sito web configurato in accordo al Robot Exclusion Protocol (avendo
presente comunque come tali accorgimenti non siano immediatamente
efficaci rispetto a contenuti gia’ indicizzati da parte dei motori
di ricerca Internet, la cui rimozione potra’ avvenire secondo le
modalita’ da ciascuno di questi previste).
12 Per approfondimenti, si consulti, a tal proposito, la Url:
http://www.robotstxt.org/.

5. 2. Tempi proporzionati di mantenimento della diffusione dei dati

Le esigenze di trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ degli atti,
proprio in relazione alla circostanza che i dati personali in essi
contenuti sono diffusi sul web, devono comunque tenere anche conto
della necessita’ di individuare un congruo periodo di tempo entro il
quale devono rimanere disponibili (in una forma che consenta
l’identificazione dell’interessato) che non puo’ essere superiore al
periodo ritenuto, caso per caso, necessario al raggiungimento degli
scopi per i quali i dati stessi sono resi pubblici.

Come detto, la diffusione illimitata e continua in Internet di dati
personali relativi ad una pluralita’ di situazioni riferite ad un
medesimo interessato, costantemente consultabili da molteplici luoghi
e in qualsiasi momento, puo’ comportare conseguenze pregiudizievoli
per le persone interessate, specie se si tratta di informazioni non
piu’ aggiornate o relative ad avvenimenti risalenti nel tempo
contenute anche in atti e provvedimenti amministrativi reperibili on
line che hanno gia’ raggiunto gli scopi per i quali si era reso
necessario renderli pubblici.

In tale quadro, nelle ipotesi in cui specifiche disposizioni di
settore individuino determinati periodi di tempo per la
pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi (es., art. 124,
d.lg. n. 267/2000 riguardante le deliberazioni del comune e della
provincia che devono essere affisse all’albo pretorio, nella sede
dell’ente, per quindici giorni consecutivi), i soggetti pubblici
sono tenuti ad assicurare il rispetto dei limiti temporali previsti,
rendendoli accessibili sul proprio sito web durante il circoscritto
ambito temporale individuato dalle disposizioni normative di
riferimento, anche per garantire il diritto all’oblio degli
interessati 13 .

———-
13 V. Provv. del Garante del 10 novembre 2004, riguardante “Motori
di ricerca e provvedimenti di Autorita’ indipendenti: le misure
necessarie a garantire il c. d. “diritto all’oblio”” (doc. web n.
1116068).
Nei casi in cui, invece, la disciplina di settore non stabilisce un
limite temporale alla pubblicazione degli atti, vanno individuati -a
cura delle amministrazioni interessate- congrui periodi di tempo
entro i quali mantenerli on line 14 . La predetta congruita’ va
commisurata alle esigenze sottese alle finalita’ di trasparenza, di
pubblicita’ o di consultabilita’ di volta in volta perseguite,
sempre che queste non abbiano carattere di permanenza15 . Piu’ in
particolare, in relazione alla finalita’ di trasparenza potrebbe
risultare necessario individuare periodi di tempo ragionevoli di
permanenza dei dati in rete, proprio al fine di garantire a chiunque
una effettiva e immediata accessibilita’ alle informazioni16 . Tempi
piu’ circoscritti, invece, devono riguardare la disponibilita’ on
line dell’atto o del documento pubblicato per finalita’ di
pubblicita’, avuto anche riguardo ai termini previsti dalla legge
per l’impugnazione dei provvedimenti oggetto di pubblicazione.

———-
14 A titolo esemplificativo, e’ possibile utilizzare a questo scopo
sistemi di web publishing e Cms (Content management systems) in
grado di attribuire, anche mediante l’utilizzo di parole-chiave
(meta-dati), un intervallo temporale di permanenza della
documentazione all’interno del sito istituzionale, consentendone una
sua agevole rimozione, anche in forma automatica. In assenza di
meccanismi automatizzati di gestione del termine di scadenza della
medesima documentazione, andrebbero inoltre previste procedure di
verifica della validita’ temporale e del requisito di disponibilita’
al pubblico delle informazioni ivi contenute, da programmare con
cadenza periodica o in seguito ad un aggiornamento
dell’informazione. V. anche le citate Linee guida per i siti web
della PA del Ministro per la pubblica amministrazione e
l’innovazione.
15 Si pensi, ad esempio, al ruolo dei dirigenti che
l’amministrazione e’ tenuta a pubblicare sul proprio sito
istituzionale ai sensi dell’art. 1, comma 7, d.P.R. 23 aprile 2004,
n. 108, garantendo l’esattezza, l’aggiornamento e la completezza dei
dati ivi contenuti.
16 A titolo esemplificativo, il lasso temporale della pubblicazione
sul sito istituzionale dei curricula dei dirigenti va commisurato al
periodo di permanenza in servizio dell’interessato presso
l’amministrazione di riferimento, fermo restando il diritto di
quest’ultimo di ottenere l’aggiornamento dei dati che lo riguardano.

Trascorsi i predetti periodi di tempo specificatamente individuati,
determinate notizie, documenti o sezioni del sito devono essere
rimossi dal web o privati degli elementi identificativi degli
interessati ovvero, in alternativa, laddove l’ulteriore diffusione
dei dati sia volta a soddisfare esigenze di carattere
storico-cronologico, gli stessi vanno sottratti all’azione dei
comuni motori di ricerca, ad esempio, inserendoli in un’area di
archivio consultabile solo a partire dal sito stesso o in un’area ad
accesso riservato 17 .

———-
17 Si fa riferimento a sezioni del sito accessibili soltanto previa
autenticazione informatica degli utenti.

5. 3. Duplicazione massiva dei file contenenti dati personali

Devono essere adottate opportune cautele per ostacolare operazioni
di duplicazione massiva dei file contenenti dati personali da parte
degli utenti della rete, rinvenibili sui siti istituzionali delle
amministrazioni, mediante l’utilizzo di software o programmi
automatici, al fine di ridurre il rischio di riproduzione e
riutilizzo dei contenuti informativi in ambiti e contesti
differenti. A tale scopo si puo’ fare ricorso ad accorgimenti
consistenti, ad esempio, nell’uso di firewall di rete in grado di
riconoscere accessi che risultino anomali per numero rapportato
all’intervallo di tempo di riferimento oppure di opportuni filtri
applicativi che, a fronte delle citate anomalie, siano in grado di
rallentare l’attivita’ dell’utente e di mettere in atto adeguate
contromisure. Gli accorgimenti che si intende utilizzare devono
comunque essere conformi ai principi di fruibilita’, di usabilita’ e
di accessibilita’ dei siti istituzionali delle pubbliche
amministrazioni, garantendo in particolare l’accessibilita’ alle
informazioni riprodotte on line anche alle persone disabili 18 .

———-
18 V., al riguardo, art. 53 d.lg. 7 marzo 2005, n. 82, recante
“Codice dell’amministrazione digitale”; v. anche d.P.R. 1 marzo
2005, n. 75, e d.m. 30 aprile 2008 “Regole tecniche disciplinanti
l’accessibilita’ agli strumenti didattici e formativi a favore degli
alunni disabili”.

5. 4. Dati esatti e aggiornati

Per garantire la qualita’ dei dati trattati, le amministrazioni
pubbliche, nel procedere nei casi previsti alla divulgazione on line
di informazioni personali, sono tenute a mettere a disposizione
soltanto dati esatti e aggiornati (art. 11, comma 1, lett. c), del
Codice). In tale quadro, assume particolare rilievo l’obbligo posto
in capo alle amministrazioni pubbliche di garantire “che le
informazioni contenute sui siti siano conformi e corrispondenti alle
informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali
dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito” 19 anche
utilizzando, ove opportuno, copie di documenti originali20 .

———-
19 Art. 54, comma 4, d.lg. n. 82/2005.
20 V. artt. 1, commi 1, lett. i-bis e ss., 22 e ss. d.lg. n.
82/2005.

A tale fine occorre adottare idonee misure per eliminare o ridurre
il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o
decontestualizzazioni delle informazioni e dei documenti resi
disponibili tramite Internet. Un utile accorgimento consiste, ad
esempio, nell’indicazione, tra i dati di contesto riportati
all’interno del contenuto informativo dei documenti 21 , delle fonti
attendibili per il reperimento dei medesimi documenti. Un ulteriore
accorgimento la cui adozione potra’ essere valutata dalle
amministrazioni interessate, anche in relazione a specifiche
categorie di documenti, e’ la sottoscrizione del documento
pubblicato sul sito web con firma digitale22 o altro accorgimento
equivalente, in modo da garantirne l’autenticita’ e l’integrita’.

———-
21 V. le cit. Linee guida per la predisposizione del Programma
triennale per la trasparenza e l’integrita’ della Civit.
22 Si rinvia, al riguardo, alle regole tecniche sulla firma
digitale dettate da DigitPA reperibili sul sito istituzionale
dell’ente: http://www.digitpa.gov.it/ .

Il rischio della decontestualizzazione e’ strettamente correlato alla
possibilita’ che i contenuti informativi disponibili sul sito
istituzionale siano accessibili mediante l’utilizzo di motori di
ricerca esterni ovvero siano reperibili attraverso la consultazione
di siti dove sono ospitate copie dei medesimi contenuti informativi.

Pertanto, ogni file oggetto di pubblicazione sui siti istituzionali,
potendo essere letto in un altro ambito e in un momento successivo
alla sua diffusione, dovrebbe prevedere l’inserimento dei “dati di
contesto” (es. data di aggiornamento, periodo di validita’,
amministrazione, segnatura di protocollo o dell’albo).

6. Fattispecie esemplificative correlate a talune specifiche ipotesi
normative

A. TRASPARENZA

In presenza dei presupposti legislativi o regolamentari che
legittimano le operazioni di comunicazione e di diffusione, le
pubbliche amministrazioni sono tenute a verificare in concreto quali
siano i dati personali, ritenuti pertinenti per il corretto
svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, che devono essere
resi conoscibili mediante la loro messa a disposizione sui siti
istituzionali (artt. 11, 18 e 19 del Codice).

Il procedimento di selezione dei dati personali che possono essere
resi conoscibili on line deve essere particolarmente accurato nei
casi in cui tali informazioni siano di tipo sensibile o giudiziario
o, in particolare, qualora riguardino dati idonei a rivelare lo stato
di salute o la vita sessuale. Un quadro di garanzie particolarmente
stringente protegge, infatti, i dati sensibili e giudiziari
prevedendo espressamente che i soggetti pubblici possono trattare
tali informazioni solo se in concreto indispensabili per svolgere le
attivita’ istituzionali che non possono essere adempiute, caso per
caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di
natura diversa (art. 22 del Codice).

A. 1. Informazioni riferite agli addetti ad una funzione pubblica

Il legislatore ha individuato, nel corso del tempo, molteplici
obblighi di pubblicazione on line di dati, dando luogo a una forte
frammentazione della disciplina.

1. Rispondono all’esigenza fondamentale di garantire la trasparenza
amministrativa anche le disposizioni che, novellando l’art. 19 del
Codice, sono intervenute sul tema della conoscibilita’ delle notizie
riguardanti lo svolgimento delle prestazioni e la relativa
valutazione di “chiunque sia addetto ad una funzione pubblica”. Come
gia’ evidenziato, la pubblicazione di tali informazioni sul sito
istituzionale dell’amministrazione risponde in gran parte a
specifici obblighi normativi in materia di trasparenza esplicitati
dalle citate Linee guida della Civit. Alla luce della predetta
disposizione, possono quindi essere oggetto di diffusione anche
ulteriori dati, riguardanti le attivita’ svolte da dipendenti
pubblici e la loro valutazione complessiva, ad esclusione di quelli
strettamente connessi al rapporto di lavoro del singolo con
l’amministrazione o ai dettagli della valutazione 23 . Cio’, sempre
a condizione che la loro pubblicazione, sorretta da un’adeguata
motivazione, sia prevista nel Piano triennale per la trasparenza e
l’integrita’ che ogni amministrazione e’ tenuta a predisporre, nel
rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza.

Le disposizioni citate escludono, invece la conoscibilita’, salvo nei
casi previsti dalla legge, delle “notizie concernenti la natura delle
infermita’ e degli impedimenti personali o familiari che causino
l’astensione dal lavoro, nonche’ le componenti della valutazione o le
notizie concernenti il rapporto di lavoro tra il predetto dipendente
e l’amministrazione, idonee a rivelare taluna delle informazioni di
cui all’articolo 4, comma 1, lett. d)” del Codice (v. art. 14, comma
1, lett. b), l. 4 novembre 2010, n. 183).

Resta ferma, comunque, la possibilita’ di rendere conoscibili dati
personali, anche sensibili, attinenti allo svolgimento e alla
valutazione delle prestazioni dei dipendenti pubblici alle
condizioni e nei limiti previsti dalla disciplina sul diritto di
accesso ai documenti amministrativi di cui alla l. 7 agosto 1990, n.
241 24 .

———-
23 Si pensi ad es. alle informazioni concernenti gli orari di
entrata e uscita, le assenze, il cedolino dello stipendio, ecc.
24 V. artt. 59 e 60 del Codice.

2. Specifiche disposizioni legislative fissano i limiti massimi
delle retribuzioni e degli emolumenti direttamente o indirettamente
erogati a carico delle pubbliche finanze per rapporti di lavoro
dipendente o autonomo, le quali impongono alle amministrazioni
l’obbligo di rendere noti sul proprio sito web i relativi atti di
spesa con l’indicazione dei nominativi dei destinatari e
dell’ammontare del compenso quale condizione indispensabile per
l’attuazione dei medesimi atti di spesa (art. 3, commi da 44 a
52-bis, l. 24 dicembre 2007, n. 244) 25 .

———-
25 Con il Provv. del 21 gennaio 2010 il Garante ha formulato il
parere sullo schema di decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri in materia di “Pubblicita’ degli incarichi conferiti dalle
amministrazioni pubbliche” (doc. web n. 1694419).

3. Per quanto riguarda i curricula professionali di dirigenti,
segretari comunali e provinciali, nonche’ di titolari di posizioni
organizzative, di funzioni di valutazione e misurazione della
performance e di incarichi di indirizzo politico-amministrativo, il
riferimento del legislatore all’obbligo di pubblicazione del vigente
modello di curriculum europeo non puo’ comportare la riproduzione di
tutti i suoi contenuti sui siti istituzionali dell’amministrazione,
in ragione unicamente delle finalita’ di trasparenza perseguite
(art. 11, comma 8, lett. e), f), e h), d.lg. n. 150/2009, e art. 21,
comma 1, l. n. 69/2009).

Tale modello, infatti, contiene l’indicazione di dati personali
eccedenti o non pertinenti rispetto alle legittime finalita’ di
trasparenza perseguite, in quanto risponde alle diverse esigenze di
favorire l’incontro tra domanda e offerta di lavoro e la valutazione
di candidati. Prima di pubblicare sul sito istituzionale il
curriculum europeo va quindi operata una selezione delle
informazioni in esso contenute ritenute pertinenti in relazione agli
incarichi svolti o alle funzioni pubbliche ricoperte dal personale
interessato quali, ad esempio:

– informazioni personali (dati anagrafici, amministrazione di
appartenenza, qualifica e/o incarico ricoperto, recapito telefonico
dell’ufficio, e-mail istituzionale);

– dati riguardanti i titoli di studio e professionali, le esperienze
lavorative (incarichi ricoperti, capacita’ linguistiche e nell’uso
delle tecnologie, partecipazione a convegni e seminari,
pubblicazioni, collaborazione a riviste, ecc.);

– ulteriori informazioni di carattere professionale indicate
dall’interessato.

Deve inoltre essere garantita agli interessati la possibilita’ di
aggiornare periodicamente il proprio curriculum ai sensi dell’art. 7
del Codice. 26 .

———-
26 V. Provv. del Garante 16 luglio 2009 in materia di “Pubblica
amministrazione: dirigenza e assenze e presenze del personale” (doc.
web n. 1639950), e circolare del Dipartimento della funzione
pubblica presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 3/2009.

4. Non appare giustificato riprodurre sul web informazioni quali i
cedolini dello stipendio, dati di dettaglio risultanti dalle
dichiarazioni fiscali, oppure riguardanti l’orario di entrata e di
uscita di singoli dipendenti, l’indirizzo del domicilio privato, il
numero di telefono e l’indirizzo di posta elettronica personale
(diversi da quelli ad uso professionale), ovvero informazioni
attinenti allo stato di salute di persone identificate, quali le
assenze verificatesi per ragioni di salute.

5. Per quanto riguarda le modalita’ di messa a disposizione dei dati
personali sulla sezione dei siti istituzionali dei soggetti pubblici
dedicata appositamente a “Trasparenza, valutazione e merito”, si
ritiene che debbano essere privilegiati canali o modalita’ di ricerca
interni ai medesimi siti limitando, attraverso idonei accorgimenti,
l’indicizzazione da parte dei motori di ricerca esterni, nonche’ la
creazione di copie cache presso gli stessi motori di ricerca. Resta
invece ferma la possibilita’ di utilizzare strumenti idonei ad
agevolare la reperibilita’, all’interno dei siti istituzionali delle
amministrazioni, delle informazioni e dei documenti oggetto di
divulgazione.

A. 1.1. Trasparenza dell’attivita’ delle pubbliche amministrazioni
senza dati personali

Il perseguimento della finalita’ di trasparenza dell’attivita’ delle
pubbliche amministrazioni puo’ avvenire anche senza l’utilizzo di
dati personali.

In tale quadro, quindi, non si ravvisa la necessita’ di adottare
alcuna specifica cautela qualora le pubbliche amministrazioni
ritengano di pubblicare sul sito web informazioni non riconducibili a
persone identificate o identificabili (es. dati quantitativi
aggregati per uffici riguardanti i livelli retributivi ed accessori
risultanti dai contratti collettivi o da atti interni di
organizzazione; tassi di assenza e di maggiore presenza del
personale; informazioni relative alla performance
dell’amministrazione; obiettivi assegnati agli uffici insieme ai
relativi indicatori e ai risultati complessivi raggiunti; l’ammontare
complessivo dei premi collegati alla performance stanziati e di
quelli effettivamente distribuiti; dati relativi al grado di
differenziazione nell’utilizzo della premialita’, informazioni
concernenti la dimensione della qualita’ dei servizi erogati, notizie
circa la gestione dei pagamenti e le buone prassi).

A. 2. Situazione patrimoniale di titolari di cariche e incarichi
pubblici

Uno specifico regime di conoscibilita’ riconducibile alle esigenze di
trasparenza della pubblica amministrazione e’ previsto dalla legge 5
luglio 1982, n. 441, sulla pubblicita’ della situazione patrimoniale
di coloro che ricoprono cariche pubbliche o incarichi di rilievo
pubblico. Tale norma dispone espressamente che esclusivamente i
“cittadini iscritti nelle liste elettorali per le elezioni della
Camera dei Deputati” possono, mediante la messa a disposizione,
consultare legittimamente il bollettino nel quale sono riportati i
dati riguardanti la situazione patrimoniale di titolari di cariche
elettive e di cariche direttive di alcuni enti (artt. 8 e 9).

Nell’ambito del suesposto quadro normativo deve, tuttavia, rilevarsi
che una distinta modalita’ e’ prevista per la consultabilita’ dei
dati in questione con riferimento agli enti territoriali per i quali,
infatti, la legge n. 441/1982 dispone che la pubblicazione
individuata dall’art. 9 sopra richiamato sia effettuata, su appositi
bollettini, senza pero’ limitare la conoscibilita’ di tali
informazioni ai soli cittadini elettori della Camera dei Deputati. In
forza della predetta specificazione normativa, le regioni e gli enti
locali, nel pubblicare sul proprio bollettino la situazione
patrimoniale dei consiglieri e le spese sostenute per la propaganda
elettorale, possono dare ampia diffusione ai propri bollettini e alle
informazioni ivi riportate, anche mediante la riproduzione dei
bollettini stessi sui propri siti istituzionali.

Ulteriori disposizioni prevedono che talune informazioni relative
agli amministratori locali e regionali (dati anagrafici, lista o
gruppo di appartenenza o di collegamento, titolo di studio e
professione esercitata) vengano raccolte dal Ministero dell’interno
in un’apposita anagrafe di cui chiunque ha il diritto di prendere
visione ed estrarre copia, anche su supporto informatico. In
considerazione dell’ampio regime di conoscibilita’ previsto per tali
informazioni riferite agli amministratori, deve ritenersi consentita
la loro messa

a disposizione per via telematica da parte delle amministrazioni
regionali e degli enti locali interessati attraverso i rispettivi
siti istituzionali (art. 76 d.lg. n. 267/2000).

A. 3. Ruoli del personale e bollettini ufficiali

1. Sono parimenti riconducibili alle esigenze di trasparenza
dell’apparato amministrativo anche gli obblighi posti in capo a
ciascuna amministrazione dello Stato di pubblicare sul proprio sito
web il ruolo dei dirigenti, dando avviso della pubblicazione nella
Gazzetta Ufficiale. Nel ruolo, che l’amministrazione deve aver cura
di tenere secondo principi di completezza e trasparenza, nonche’ di
pertinenza e non eccedenza dei dati, vanno rese pubbliche le sole
informazioni individuate nel dettaglio dalla disciplina di settore
(cognome, nome, luogo e data di nascita; data di inquadramento nella
fascia di appartenenza o in quella inferiore; data di primo
inquadramento nell’amministrazione; incarichi conferiti ai sensi
dell’articolo 19, commi 3 e 4, d.lg. 30 marzo 2001, n. 165 con
l’indicazione della decorrenza e del termine di scadenza) (artt. 1,
comma 7, e 2, commi 1 e 3, d.P.R. 23 aprile 2004, n. 108).

2. Sono soggetti a pubblicazione obbligatoria anche i ruoli di
anzianita’ dei dipendenti pubblici che ciascuna amministrazione e’
tenuta a predisporre, annualmente, in modalita’ cartacea, dandone
avviso nel proprio bollettino ufficiale (art. 55, comma 5, d.P.R. 10
gennaio 1957, n. 3). Dal 1° gennaio 2007, per ragioni di efficacia
ed economicita’, la pubblicazione a stampa dei ruoli di anzianita’
delle amministrazioni statali e’ stata sostituita con la
riproduzione in rete dei medesimi documenti 27 : i ruoli di
anzianita’ del personale sono pertanto ora disponibili in formato
elettronico su un portale di servizi integrato finalizzato alla
diffusione telematica degli stampati e delle pubblicazioni ufficiali
dello Stato28 .

———-
27 V. Circolare del Ministero dell’economia e delle finanze del 14
novembre 2006, n. 83198.
28 V. http://www.sistemamodus.eu/index.html/.

Poiche’ la disciplina di settore in questione non individua nel
dettaglio le informazioni che devono essere riportate nei ruoli,
occorre nel caso di specie effettuare un’opportuna selezione in modo
da rendere conoscibili soltanto i dati necessari a determinare
l’anzianita’ di servizio, evitando l’inserimento di notizie non
pertinenti, eccedenti o riguardanti stati, qualita’ o situazioni
personali ovvero informazioni idonee a rivelare dati sensibili (es.
mutilato o invalido civile; aspettativa per motivi di salute o
distacco per motivi sindacali).

Sul menzionato portale delle pubblicazioni ufficiali dello Stato sono
consultabili in formato digitale anche i bollettini ufficiali che le
amministrazioni statali sono tenute a pubblicare mensilmente, sui
quali vengono riportati atti normativi e disposizioni generali,
nonche’ provvedimenti di organizzazione concernenti anche il
personale dell’amministrazione. Per cio’ che concerne gli atti
riferiti a ciascun dipendente, la normativa di riferimento stabilisce
che nei bollettini ufficiali va data notizia, in particolare, degli
atti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera, ad encomi ed
onorificenze, a sanzioni disciplinari, alla responsabilita’ verso
l’amministrazione e i terzi, nonche’ all’invalidita’ per causa di
guerra o di lavoro e alle infermita’ contratte per causa di servizio
(art. 24, commi 1 e 3, d.P.R. 3 maggio 1957, n. 686).

Anche in tale caso si ritiene opportuno suggerire che nella
predisposizione di tali pubblicazioni, rese disponibili on line, le
amministrazioni interessate riportino solo informazioni pertinenti,
non eccedenti e – laddove vengano in rilievo dati sensibili o
giudiziari- indispensabili, rispettando il divieto di diffondere dati
idonei a rivelare lo stato di salute dei dipendenti adottando a tale
fine idonei accorgimenti quali l’utilizzo di omissis, diciture
generiche o codici numerici.

Non vi sono ostacoli, comunque, alla diffusione per via telematica
degli atti generali di organizzazione e gestione del personale la cui
conoscibilita’ risponda ad esigenze di carattere informativo diffuso
(es. decreti, circolari, bandi di concorso, ecc.).

A. 4. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica

1. Le amministrazioni dello Stato, le regioni, comprese quelle a
statuto speciale, e le province autonome di Trento e Bolzano, gli
enti locali e gli altri enti pubblici sono tenuti ad istituire l’albo
dei soggetti, ivi comprese le persone fisiche, cui sono stati erogati
in ogni esercizio finanziario contributi, sovvenzioni, crediti,
sussidi e benefici di natura economica a carico dei rispettivi
bilanci e devono provvedere ad aggiornarlo annualmente (d.P.R. 7
aprile 2000, n. 118).

Il previsto regime di conoscibilita’, anche on line, dei medesimi
albi risponde all’esigenza di rendere trasparente l’azione
amministrativa, anche in ordine all’utilizzo delle risorse
finanziarie da parte dei soggetti eroganti, nonche’ all’esigenza di
assicurare la partecipazione dei cittadini al procedimento
amministrativo di concessione dei contributi consentendo l’accesso
alle relative informazioni.

Entrambe le suesposte esigenze sono soddisfatte mediante la
pubblicazione, sui siti delle pubbliche amministrazioni individuate
dalla norma in esame, degli elenchi di beneficiari di provvidenze
economiche e di altri atti che riconoscono agevolazioni, sussidi o
altri benefici. In tali elenchi possono essere riportati i soli dati
necessari all’individuazione dei soggetti interessati (nominativi e
relativa data di nascita), l’esercizio finanziario relativo alla
concessione del beneficio, nonche’ l’indicazione della “disposizione
di legge sulla base della quale hanno luogo le erogazioni” medesime
(art. 1, comma 2, del d.P.R. n. 118/2000).

Non risulta invece giustificato diffondere ulteriori dati non
pertinenti quali l’indirizzo di abitazione, il codice fiscale, le
coordinate bancarie dove sono accreditati i contributi, la
ripartizione degli assegnatari secondo le fasce dell’Indicatore della
situazione economica equivalente-Isee ovvero informazioni che
descrivano le condizioni di indigenza in cui versa l’interessato.

Non devono inoltre essere riportate negli albi diffusi on line
informazioni idonee a rivelare lo stato di salute degli interessati
(artt. 22, comma 8, e 68, comma 3, del Codice). Si pensi, in tale
caso, all’indicazione:

• dei titoli dell’erogazione dei benefici (es. attribuzione di borse
di studio a “soggetto portatore di handicap”, o riconoscimento di
buono sociale a favore di “anziano non autosufficiente” o con
l’indicazione, insieme al dato anagrafico, delle specifiche
patologie sofferte dal beneficiario) 29 ;

• dei criteri di attribuzione (es. punteggi attribuiti con
l’indicazione degli “indici di autosufficienza nelle attivita’ della
vita quotidiana” 30 );

• della destinazione dei contributi erogati (es. contributo per
“ricovero in struttura sanitaria oncologica”).

———-
29 Ai sensi dell’art. 1, comma 2, d.P.R. n. 118/2000 cit., per
ciascun soggetto che figura nell’albo viene indicata solo la
disposizione di legge sulla base della quale hanno luogo le
erogazioni di provvidenze economiche (si pensi, ad esempio, alla
indicazione dei riferimenti della legge regionale che individua i
finanziamenti che possono essere erogati dai comuni per il
riconoscimento di benefici economici); appare invece ridondante
l’indicazione della legge che individua le categorie di persone
aventi diritto ai benefici qualora tale indicazione sia idonea a
rivelare lo stato di salute degli interessati (es., l. 12 marzo
1999, n. 68, recante “Norme per il diritto al lavoro dei disabili”;
l. 5 febbraio 1992, n. 104, recante “Legge-quadro per l’assistenza,
l’integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate”; l.
21 maggio 1998, n. 162, recante “Modifiche alla L. 5 febbraio 1992,
n. 104, concernenti misure di sostegno in favore di persone con
handicap grave”; l. 30 marzo 1971, n. 118 recante “Conversione in
legge del d.l. 30 gennaio 1971, n. 5 e nuove norme in favore dei
mutilati ed invalidi civili”).
30 C.d. scala Adl o di Katz.

Per quanto riguarda le modalita’ di messa a disposizione dei dati
personali contenuti nell’albo, che possono essere riportati nei siti
istituzionali dei soggetti pubblici che erogano tali benefici, si
suggerisce di privilegiare canali o modalita’ di ricerca interni ai
medesimi siti limitando, attraverso idonei accorgimenti,
l’indicizzazione da parte dei motori di ricerca esterni, nonche’ la
creazione di copie cache presso gli stessi motori di ricerca. Resta
invece ferma la possibilita’ di utilizzare strumenti idonei ad
agevolare la reperibilita’, all’interno dei siti istituzionali delle
amministrazioni, delle informazioni riguardanti i beneficiari
individuati nell’albo.

29 Ai sensi dell’art. 1, comma 2, d.P.R. n. 118/2000 cit., per
ciascun soggetto che figura nell’albo viene indicata solo la
disposizione di legge sulla base della quale hanno luogo le
erogazioni di provvidenze economiche (si pensi, ad esempio, alla
indicazione dei riferimenti della legge regionale che individua i
finanziamenti che possono essere erogati dai comuni per il
riconoscimento di benefici economici); appare invece ridondante
l’indicazione della legge che individua le categorie di persone
aventi diritto ai benefici qualora tale indicazione sia idonea a
rivelare lo stato di salute degli interessati (es., l. 12 marzo 1999,
n. 68, recante “Norme per il diritto al lavoro dei disabili”; l. 5
febbraio 1992, n. 104, recante “Legge-quadro per l’assistenza,
l’integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate”; l. 21
maggio 1998, n. 162, recante “Modifiche alla L. 5 febbraio 1992, n.
104, concernenti misure di sostegno in favore di persone con handicap
grave”; l. 30 marzo 1971, n. 118 recante “Conversione in legge del
d.l. 30 gennaio 1971, n. 5 e nuove norme in favore dei mutilati ed
invalidi civili”).

30 C.d. scala Adl o di Katz.

B. PUBBLICITA’ DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI E ALBO PRETORIO ON LINE

E’ necessario verificare se i dati personali contenuti in atti e
documenti messi a disposizione sul sito istituzionale devono essere
resi conoscibili all’intera collettivita’ dei consociati (quindi
liberamente reperibili da chiunque sul sito istituzionale), ovvero ai
soli utenti che hanno richiesto un servizio, ovvero agli interessati
o ai contro interessati in un procedimento amministrativo
(utilizzando in tale caso regole per garantire un’accessibilita’
selezionata).

Nell’adempimento degli obblighi di pubblicazione on line di atti e
provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicita’ legale di
cui alla legge n. 69/2009, risulta sproporzionato, rispetto alla
finalita’ perseguita, consentirne l’indiscriminata reperibilita’
tramite i comuni motori di ricerca, essendo invece ragionevole
delimitarne la pubblicazione in una sezione del sito istituzionale,
limitando l’indicizzazione dei documenti e il tempo di mantenimento
della diffusione dei dati con gli accorgimenti indicati nel par. 5
delle presenti Linee guida.

B. 1. Concorsi e selezioni pubbliche

L’ordinamento prevede particolari forme di pubblicita’ per gli esiti
delle prove concorsuali e delle graduatorie finali di concorsi e
selezioni pubbliche (es. affissione presso la sede degli esami,
pubblicazione nel bollettino dell’amministrazione interessata o, per
gli enti locali, all’albo pretorio). Tale regime di conoscibilita’
assolve principalmente alla funzione di rendere note le decisioni
adottate dalla commissione esaminatrice e dall’ente pubblico
procedente anche per consentire il controllo sulla regolarita’ delle
procedure concorsuali o selettive da parte dei soggetti interessati.

Le previsioni normative che disciplinano la pubblicazione di
graduatorie, esiti e giudizi concorsuali prevedono espressamente la
diffusione dei relativi dati personali, anche mediante l’utilizzo del
sito istituzionale dell’amministrazione di riferimento.

Al riguardo, devono ritenersi appropriate quelle modalita’ di
diffusione on line di graduatorie, esiti e giudizi concorsuali che
consentono di rendere agevolmente conoscibili agli interessati i dati
personali ivi riportati consultando il sito istituzionale
dell’amministrazione pubblica competente, evitando nel contempo che i
medesimi dati siano liberamente reperibili utilizzando i comuni
motori di ricerca esterni. E’ invece possibile consentire ai
partecipanti alla procedura concorsuale di accedere agevolmente ad
aree del sito istituzionale nelle quali possono essere riportate
anche eventuali ulteriori informazioni rese disponibili ai soli
aventi diritto sulla base della normativa in materia di accesso ai
documenti amministrativi (elaborati, verbali, valutazioni,
documentazione relativa a titoli anche di precedenza o preferenza,
pubblicazioni, curricula, ecc.), attribuendo agli stessi credenziali
di autenticazione (es. username o password, n. di protocollo o altri
estremi identificativi forniti dall’ente agli aventi diritto, ovvero
mediante utilizzo di dispositivi di autenticazione, quali la carta
nazionale dei servizi).

Devono ritenersi certamente pertinenti ai fini della pubblicazione on
line gli elenchi nominativi ai quali vengano abbinati i risultati di
prove intermedie, gli elenchi di ammessi a prove scritte o orali, i
punteggi riferiti a singoli argomenti di esame, i punteggi totali
ottenuti.

Appare invece eccedente la pubblicazione di dati concernenti il
recapito di telefonia fissa o mobile, l’indirizzo dell’abitazione o
dell’e-mail, i titoli di studio, il codice fiscale, l’indicatore
Isee, il numero di figli disabili, i risultati di test
psicoattitudinali.

B. 2. Graduatorie, elenchi professionali ed altri atti riguardanti il
personale

Analoghe cautele devono essere adottate in relazione alle
pubblicazioni effettuate nel quadro delle ordinarie attivita’ di
gestione di rapporti di lavoro (es., graduatorie di mobilita’
professionale; provvedimenti relativi all’inquadramento del
personale, all’assegnazione di sede, alla progressione di carriera,
all’attribuzione di incarichi dirigenziali).

C. CONSULTABILITA’ DI ATTI E DOCUMENTI

Specifiche disposizioni normative richiedono ai soggetti pubblici di
mettere a disposizione atti e documenti amministrativi a persone
legittimate o che ne facciano richiesta, al fine di consentire la
partecipazione dei consociati all’attivita’ amministrativa o
nell’ambito dell’erogazione di servizi. Per attuare tali esigenze
sottese alle previste ipotesi di consultabilita’ di atti e documenti
su iniziativa di singoli soggetti, le amministrazioni possono
parimenti avvalersi delle tecnologie telematiche, il cui utilizzo
generalizzato e’ anche in tali casi espressamente incentivato dal
legislatore allo scopo di facilitare il rapporto con i consociati e
incentivare l’utilizzo dei servizi pubblici in rete. 31 Specifiche
disposizioni normative richiedono ai soggetti pubblici di mettere a
disposizione atti e documenti amministrativi a persone legittimate o
che ne facciano richiesta, al fine di consentire la partecipazione
dei consociati all’attivita’ amministrativa o nell’ambito
dell’erogazione di servizi. Per attuare tali esigenze sottese alle
previste ipotesi di consultabilita’ di atti e documenti su
iniziativa di singoli soggetti, le amministrazioni possono parimenti
avvalersi delle tecnologie telematiche, il cui utilizzo
generalizzato e’ anche in tali casi espressamente incentivato dal
legislatore allo scopo di facilitare il rapporto con i consociati e
incentivare l’utilizzo dei servizi pubblici in rete.

———-
31 Art. 3-bis l. n. 241/1990; artt. 2, comma 5, 3 e 50 d.lg n.
82/2005.

In queste ipotesi, risultando determinabili a priori i soggetti o le
categorie di soggetti legittimati a conoscere le informazioni
detenute dalle pubbliche amministrazioni (es. destinatari del
provvedimento, terzi interessati e contro interessati, ecc.), non e’
in linea generale giustificato, alla luce del principio di
proporzionalita’, consentire, al di fuori dei casi espressamente
previsti, l’accesso on line libero e incondizionato, senza applicare
criteri selettivi, alla consultazione di atti e documenti contenenti
informazioni personali, specie se aventi natura sensibile.

In tale quadro e’ opportuno, quindi, privilegiare modalita’ di
accessi dedicati ai soli aventi diritto (che ne abbiano fatto
specifica richiesta) selezionando, a tal fine, anche preliminarmente,
nell’ambito dei singoli atti e documenti, le sole informazioni da
rendere consultabili.

Si ritiene utile evidenziare che le informazioni ritenute non
pertinenti o eccedenti ai fini della loro pubblicazione on line, ivi
comprese quelle idonee a rivelare lo stato di salute, possono
naturalmente essere trattate dall’amministrazione competente per lo
svolgimento dei propri compiti istituzionali ed essere oggetto di
richieste di accesso da parte degli aventi diritto (es. l. n.
241/1990).

In tale prospettiva si ritiene che le informazioni personali
contenute in atti e documenti da rendere consultabili possano essere
reperibili, ad esempio, a partire da una sezione del sito
istituzionale dell’amministrazione ad accesso selezionato (ad es.
Intranet o Extranet) o attraverso l’attribuzione alle persone
legittimate di una chiave personale di identificazione informatica
secondo le regole stabilite in materia dal Codice
dell’amministrazione digitale nel caso in cui l’accessibilita’ ai
dati e documenti venga assicurata nell’ambito di servizi erogati in
rete dall’amministrazione 32 .

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32 Art. 64, comma 2, d.lg. n. 82/2005; v. anche le citate Linee
guida per i siti web della PA del Ministro per la pubblica
amministrazione e l’innovazione del 26 novembre 2009, par. 4.5.

C. 1. Elenchi del collocamento obbligatorio dei disabili

Il trattamento dei dati riferito alle persone disabili da parte di
soggetti pubblici effettuato nell’ambito delle attivita’ previste
dalla disciplina sul collocamento mirato puo’ ritenersi, in termini
generali, lecito anche in quanto rispondente alle finalita’ di
rilevante interesse pubblico individuate dal Codice (artt. 73, comma
2, lett.i), e 112, comma 1, lett. a)) 33 . In tale quadro, le
disposizioni di legge in materia di diritto al lavoro e di
collocamento di disabili appartenenti a categorie protette e
centralinisti telefonici non vedenti, nel prevedere la formazione di
elenchi e graduatorie dei soggetti che hanno diritto al collocamento
obbligatorio, ne stabiliscono un generico regime di pubblicita34 .

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33 33 Artt. 1 e 6, l. n. 68/1999 cit.; art. 4, comma 1, lett. a) ed
e), d.lg. n. 469/1997 cit.; artt. 20 e 86, comma 1, lett. c), punto
2, del Codice.
34 34 V. rispettivamente, l. n. 68/1999 cit. e l. n. 113/1985 cit.

Il regime di conoscibilita’ di tali documenti, stabilito per legge,
puo’ essere assicurato anche attraverso la loro messa a disposizione
on line, purche’ vengano prescelte modalita’ che ne impediscano la
libera consultabilita’ in Internet, tenuto conto che gli elenchi e le
graduatorie del collocamento obbligatorio contengono informazioni
idonee a rivelare lo stato di salute delle persone iscritte
(nominativi degli interessati associati allo stato di disabilita’ o
all’appartenenza alle altre categorie di aventi diritto al
collocamento).

Nell’utilizzare le tecnologie telematiche per attuare il previsto
regime di pubblicita’ delle predette liste, le amministrazioni
devono, pertanto, adottare idonei accorgimenti volti a impedire che
vengano diffusi dati sulla salute (artt. 22, comma 8, e 68, comma 3,
del Codice), rendendo conoscibili le informazioni riportate in tali
elenchi ai soli soggetti richiedenti per le sole finalita’ previste
dalla specifica normativa di riferimento o a coloro che vi abbiano
interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti (es.
attribuendo a tali soggetti idonee credenziali di accesso, quali
username o password, n. di protocollo o altri estremi correlati alla
richiesta di iscrizione nelle liste, ovvero ancora predisponendo, nei
siti istituzionali, aree ad accesso parimenti selezionato).

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI – DELIBERAZIONE 2 marzo 2011

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