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GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI - PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002: Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (Autorizzazione n. 1/2002). (GU n. 83 del 9-4-2002- Suppl. Ordinario n.70)

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002

Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di
lavoro. (Autorizzazione n. 1/2002).

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota’,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua i dati personali “sensibili”;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di
questa Autorita’ e, ove necessario, con il consenso scritto degli
interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione puo’ essere
autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi’ superflua la
richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi
titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le
prescrizioni gia’ impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie
siano a tempo determinato ai sensi dell’art. 14 del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998 n. 501, in relazione alla
prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di
protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del
2001;
Considerata la necessita’ di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta’
fondamentali, nonche’ per la dignita’ delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
e’ effettuato nell’ambito dei rapporti di lavoro;
Visto l’art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318;
Visto l’art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Stefano Rodota’;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della
legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro,
alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.

La presente autorizzazione e’ rilasciata:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti,
alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di
lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche,
parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un incarico
professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lettere b)
e c);
b) ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in
materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi,
dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali.
L’autorizzazione riguarda anche l’attivita’ svolta dal medico
competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in
qualita’ di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui
alla lettera a) o di strutture convenzionate.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento puo’ riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro
temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e
lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se
necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e
conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e
continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di
collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui
alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone
giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui
al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell’esercizio dell’attivita’ lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.

3) Finalita’ del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere neces-sario:
a) per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici
obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa
comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche
aziendali, in particolare ai fini del rispetto della normativa in
materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia
di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonche’ in
materia fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della
sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformita’
alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta
della contabilita’ o della corresponsione di stipendi, assegni,
premi, altri emolumenti, liberalita’ o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalita’ di salvaguardia della
vita o dell’incolumita’ fisica dell’interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un
terzo in sede giudiziaria, nonche’ in sede amministrativa o nelle
procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle
leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti
collettivi, sempreche’, qualora i dati siano idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o
difendere sia di rango pari a quello dell’interessato;
e) per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di
assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla
responsabilita’ del datore di lavoro in materia di igiene e di
sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni
cagionati a terzi nell’esercizio dell’attivita’ lavorativa o
professionale;
g) per garantire le pari opportunita’.

4) Categorie di dati.

Il trattamento puo’ avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalita’ di cui al punto
3), che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il
trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, e
in particolare:
a) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l’adesione ad
associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i
dati concernenti la fruizione di permessi e festivita’ religiose o di
servizi di mensa, nonche’ la manifestazione, nei casi previsti dalla
legge, dell’obiezione di coscienza;
b) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l’esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempreche’ il trattamento
sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche
iniziative, nonche’ i dati inerenti alle attivita’ o agli incarichi
sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i
dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali,
invalidita’, infermita’, gravidanza, puerperio o allattamento, ad
infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all’idoneita’
psico-fisica a svolgere determinate mansioni o all’appartenenza a
categorie protette.

5) Modalita’ di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato
unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati
strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalita’ di
cui al punto 3).
I dati sono raccolti, di regola, presso l’interessato.
La comunicazione di dati all’interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest’ultimo o a un suo delegato (fermo restando
quanto previsto dall’art. 23, comma 2, della legge n. 675/1996), in
plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da
parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di
distanze di cortesia…

[Continua nel file zip allegato]

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