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PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA - DIRETTIVA 30 ottobre 2001: Sistemi di telefonia e sistemi connessi di telecomunicazione delle pubbliche amministrazioni. (GU n. 294 del 19-12-2001)

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA

DIRETTIVA 30 ottobre 2001

Sistemi di telefonia e sistemi connessi di telecomunicazione delle
pubbliche amministrazioni.

IL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
e per il coordinamento dei servizi
di informazione e sicurezza
Premessa.
I moderni sistemi di telecomunicazione consentono oggi di
soddisfare le esigenze di celerita’ e flessibilita’ garantendo un
servizio continuo e la rapidita’ nella circolazione delle
informazioni.
La pubblica amministrazione, in quest’ultimi anni, nel perseguire
tali obiettivi ha volto sempre maggiore attenzione all’evoluzione
tecnologica di detti sistemi ed alla relativa regolamentazione.
Gia’ la circolare n. 6 del 13 marzo 1996 e la direttiva dell’11
aprile 1997 del Ministro per la funzione pubblica avevano individuato
nuovi criteri selettivi in relazione ai sistemi di telefonia dello
Stato, al fine di promuoverne in modo efficace la trasformazione
strutturale e organizzativa.
Oggi, alla luce dei continui cambiamenti e delle innovazioni che
consentiranno di utilizzare questi sistemi anche per la trasmissione
di documenti, appare necessario completare l’attuazione di dette
direttive attraverso ulteriori criteri di regolazione, al fine di
garantire la diffusione di tali strumenti in un’ottica di
contenimento della spesa.
L’assegnazione e l’uso dei sistemi telefonici devono rispondere
all’interesse ed alle esigenze dell’amministrazione, al miglioramento
della qualita’ del lavoro e della produttivita’ e alla capacita’
delle amministrazioni di soddisfare i bisogni nuovi della
collettivita’, in un quadro di economia ed efficienza.
Le disposizioni della presente direttiva si applicano ai telefoni
fissi, ai telefoni cellulari, alle schede di telefonia mobile per
computer portatili e ai collegamenti di rete tramite cellulari
connessi a palmari o a computer portatili.
Al fine di raggiungere gli obiettivi in premessa, si indica quanto
segue:
1) Telefonia fissa.
Le spese per le utenze telefoniche degli uffici assorbono ancora
molte risorse delle pubbliche amministrazioni, pur in un contesto in
cui il mercato e le tecnologie consentono considerevoli risparmi e
impieghi ottimali.
A tal fine, si richiamano le previsioni contenute in disposizioni
precedenti riguardanti le responsabilita’ dei dirigenti
sull’andamento del traffico telefonico e sui costi dei singoli
uffici, per attivare le necessarie attivita’ di monitoraggio
sull’utilizzo delle utenze telefoniche allo scopo di impedirne un uso
indiscriminato e improprio.
Inoltre, al fine di cogliere le opportunita’ offerte oggi dalle
nuove tecnologie e dal mercato per realizzare sistemi di
comunicazione integrata fisso-mobile-rete elettronica, si invitano le
amministrazioni a verificare periodicamente i costi, le tariffe e
l’adeguamento tecnologico dei sistemi adottati.
Per la scelta degli operatori di rete fissa, tenendo conto delle
integrazioni con le apparecchiature mobili, dell’utilizzo della rete
internet e della tipologia di traffico della singola amministrazione,
le amministrazioni devono ricorrere alle procedure di acquisto
centralizzato, cosi’ come richiamato nel successivo punto 7 della
presente direttiva.
Le amministrazioni, inoltre, adotteranno tutti i dispositivi
previsti per un utilizzo razionale delle apparecchiature attraverso
l’impiego di sistemi di abilitazione e restrizione a vari livelli,
adeguati alle effettive esigenze, prevedendo infine accorgimenti
come: l’inserimento del blocco in caso di assenza dall’ufficio e
l’invio periodico al responsabile dell’ufficio dell’estratto delle
chiamate urbane e interurbane.
Nei casi di impiego di sistemi di telelavoro, le amministrazioni
adotteranno i sistemi di collegamento telefonico alla rete internet e
alla sede centrale piu’ convenienti per conseguire obiettivi di
risparmio dei costi e di flessibilita’ nel lavoro.
2) Assegnazione dei sistemi di telefonia mobile.
Le apparecchiature di telefonia mobile dovranno essere assegnate
secondo modalita’ open, ovvero con la possibilita’ di effettuare
telefonate in Italia e all’estero, al fine di consentire lo
svolgimento delle attivita’ istituzionali anche fuori sede e
garantire nel contempo la reperibilita’, alle seguenti categorie di
soggetti:
Presidente del Consiglio dei Ministri e Vice Presidente del
Consiglio dei Ministri;
Ministri e vice Ministri;
Sottosegretari di Stato;
Capi di Gabinetto, Capi degli uffici legislativi, portavoce e
consiglieri diplomatici dei Ministri;
Capi segreteria ovvero Segretari particolari;
dirigenti di cui all’art. 19, comma 3, del decreto legislativo 30
marzo 2001, n. 165.
Ai dirigenti di cui all’art. 19, comma 4, del decreto legislativo
30 marzo 2001, n. 165, vengono assegnate apparecchiature di telefonia
mobile, secondo modalita’ open, per le sole chiamate interurbane
nazionali. Particolari incarichi, anche temporanei, potranno
consentire a tali destinatari l’abilitazione alle telefonate
internazionali.
I dirigenti delle pubbliche amministrazioni non titolari di uffici
di livello dirigenziale generale possono essere assegnatari di
apparecchiature di telefonia mobile di tipo RAM (Rete aziendale
mobile), non abilitate alle telefonate all’esterno. L’abilitazione
open dovra’ essere autorizzata solo a chi debba assicurare, per
esigenze di servizio, pronta e costante reperibilita’ e per il
periodo necessario allo svolgimento delle particolari attivita’ che
ne richiedono l’uso.
Per gli utenti con abilitazione di tipo RAM, si puo’ tener conto
delle possibilita’ tecniche di restrizione offerte dagli apparati
stessi. Secondo le valutazioni specifiche, ciascuna amministrazione
ricorrera’ ad una delle seguenti soluzioni tecniche:
a) codice PIN, per vari livelli di abilitazione (nazionale,
internazionale, mobile-fisso, mobile-mobile);
b) livelli differenziati di restrizione, al fine di consentire
solo chiamate ai numeri in memoria (corrispondenti, ad esempio, ai
numeri degli uffici di diretto riferimento della persona);
c) durata delle comunicazioni, visualizzazione dei costi.
Le fatture emesse dal fornitore del servizio telefonico dovranno
essere personalmente sottoscritte dal titolare del telefono
portatile, al fine di attestare che l’effettuazione delle
conversazioni telefoniche sia avvenuta in correlazione alle esigenze
di servizio.
3) Accessori e sicurezza.
Al momento dell’assegnazione delle apparecchiature, le
amministrazioni dovranno fornire l’auricolare per l’utilizzo
ordinario, nonche’, solo se necessario, il kit di supporto per
l’utilizzo sulle vetture e gli eventuali sistemi di collegamento con
apparecchiature informatiche. Il titolare dell’apparecchiatura mobile
dovra’ adottare, nell’utilizzo di tale strumento, tutti gli
accorgimenti per la sicurezza individuale.
4) Utilizzo privato degli strumenti di telefonia mobile.
L’uso ai fini privati delle apparecchiature potra’ avvenire solo in
caso di contratto di dual billing (doppia fatturazione), introducendo
il codice che permette di addebitare i costi per l’uso privato sul
conto corrente personale del titolare dell’utenza. Tutti gli
assegnatari di apparecchiature di telefonia mobile sono tenuti ad
attivare il contratto privato per l’impiego personale di tali
sistemi.
Il trasferimento di chiamata al telefono cellulare privato e’
consentito solo per i titolari con abilitazione di tipo open, mentre
per gli altri e’ consentito solo verso il telefono fisso
dell’ufficio, In ogni caso, tale servizio dovra’ comunque essere
dichiarato preventivamente.
I collegamenti Wap (Wireless application protocol), internet
tramite UMTS (Universal mobile telecommunication system) e l’utilizzo
dei messaggi di testo verranno consentiti solo per interesse
dell’amministrazione e per lo svolgimento dell’attivita’ di lavoro
fuori sede.
5) Utilizzo per servizio.
Al fine di un razionale utilizzo, l’impiego delle apparecchiature
dovra’ tenere conto del piano tariffario previsto in convenzione, che
sara’ comunicato dalle amministrazioni agli interessati al momento
della consegna dell’apparato mobile.
Sulla base di tale prospetto, le amministrazioni verificheranno con
i gestori la possibilita’ di adottare sistemi di rete aziendale
estesi, cosi’ da pervenire a costi utenza piu’ contenuti.
6) Monitoraggio.
Ai fini del contenimento della spesa, le amministrazioni dovranno
prevedere, in rispetto della normativa sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, un sistema di raccolta delle fatture
relative ai singoli apparecchi, verificando a campione l’utilizzo
corretto delle relative utenze.
7) Acquisto delle apparecchiature.
Per gli acquisti delle suddette apparecchiature le amministrazioni
dovranno ricorrere alle procedure di acquisto centralizzato,
attraverso l’adesione alle convenzioni previste dall’art. 26 della
legge 23 dicembre 1999, n. 488, e dall’art. 58 della legge 23
dicembre 2000, n. 388, stipulate dalla Concessionaria servizi
informativi pubblici (Consip) S.p.a.
Sono fatte salve, per le parti non modificate, le disposizioni
contenute nella circolare n. 6 del 13 marzo 1996 e nella direttiva
dell’11 aprile 1997 del Ministro per la funzione pubblica.
Roma, 30 ottobre 2001

[Continua nel file zip allegato]

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