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PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA - DIRETTIVA 8 maggio 2002: Semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. (GU n. 141 del 18-6-2002)

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO DELLA FUNZIONE PUBBLICA

DIRETTIVA 8 maggio 2002

Semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi.

IL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
e per il coordinamento dei servizi
di informazione e sicurezza

A tutte le pubbliche amministrazioni
Premessa.
Il Ministro della funzione pubblica desidera, con questa direttiva,
contribuire alla semplificazione del linguaggio usato dalle
amministrazioni pubbliche per la redazione dei loro testi scritti. Le
amministrazioni pubbliche utilizzano infatti un linguaggio molto
tecnico e specialistico, lontano dalla lingua parlata dai cittadini
che pure ne sono i destinatari. Invece, tutti i testi prodotti dalle
amministrazioni devono essere pensati e scritti per essere compresi
da chi li riceve e per rendere comunque trasparente l’azione
amministrativa.
I numerosi atti prodotti dalle pubbliche amministrazioni, sia
interni (circolari, ordini di servizio, bilanci) sia esterni, devono
prevedere l’utilizzo di un linguaggio comprensibile, evitando
espressioni burocratiche e termini tecnici. Anche gli atti
amministrativi in senso stretto, che producono effetti giuridici
diretti e immediati per i destinatari, devono essere progettati e
scritti pensando a chi li legge. Oltre ad avere valore giuridico,
pero’, gli atti amministrativi hanno un valore di comunicazione e
come tali devono essere pensati. Devono, percio’, essere sia
legittimi ed efficaci dal punto di vista giuridico, sia
comprensibili, cioe’ di fatto efficaci, dal punto di vista
comunicativo.
La direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi
amministrativi si inserisce in un lavoro decennale compiuto dal
Dipartimento della funzione pubblica su questo tema che ha gia’
prodotto alcuni risultati apprezzabili e che si desidera in questa
occasione richiamare. Le regole e i consigli, gia’ indicati in alcuni
strumenti prodotti dal Dipartimento – il Codice di stile del 1993 e
il Manuale di stile del 1997 – assumono, pero’, a partire da questa
direttiva un carattere piu’ formale. Questa direttiva si collega,
inoltre, alla circolare del 2 maggio 2001 emanata dal Dipartimento
per gli affari giuridici e legislativi, dedicata alla redazione dei
testi normativi e ne rappresenta uno sviluppo, poiche’ si applica ai
testi che in maniera piu’ o meno diretta applicano le norme. E’
evidente, infatti, che il linguaggio delle amministrazioni pubbliche
sara’ tanto piu’ chiaro quanto piu’ chiari saranno i testi normativi.
Questa direttiva contiene regole da applicare a tutti i testi
prodotti dalle amministrazioni pubbliche, regole che riguardano la
comunicazione, la struttura giuridica e il linguaggio dei testi
scritti. Dovranno, quindi, essereriscritti anche i principali atti e
documenti amministrativi vigenti: secondo le indicazioni qui
contenute e tenendo conto delle segnalazioni prevenute agli uffici
relazioni con il pubblico. Infine, per facilitare l’applicazione
della direttiva, il Dipartimento della funzione pubblica ha avviato
un servizio di assistenza alle amministrazioni sul proprio sito web:
www.funzionepubblica.it
Dal 15 maggio 2002, le anministrazioni troveranno sul sito una
sezione dedicata alla semplificazione del linguaggio con assistenza
on line continua e potranno chiedere informazioni, chiarimenti e
spiegazioni.
Le regole di comunicazione e di struttura giuridica 1. Avere (e
rendere) sempre chiaro il contenuto del testo.
Spesso i contenuti e le finalita’ di un documento amministrativo
sono complessi e ambigui. Prima di scrivere un testo bisogna
sciogliere la complessita’ ed eliminare le ambiguita’. Chi scrive
deve anzitutto aver chiaro il contenuto del messaggio e deve indicare
in modo preciso e semplice cosa e’ stato deliberato, cosa si
prescrive, quali particolari doveri o diritti si riconoscono al
destinatario.
2. Individuare sempre il destinatario.
Per progettare un testo efficace bisogna sapere a chi e’ destinato
e chi lo leggera’. Quando i documenti sono indirizzati a gruppi
eterogenei di persone bisogna pensare al lettore meno istruito.
3. Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo
logico.
Normalmente nei testi scritti sono contenute piu’ informazioni. Chi
scrive deve capire che relazione logica c’e’ tra le singole
informazioni. Cosi’ ad esempio: le informazioni piu’ generali devono
precedere quelle particolari; i casi generali devono precedere le
eccezioni; le informazioni, che in linea temporale sono antecedenti,
precedono quelle successive. E’ buona regola, inoltre, evidenziare
bene le istruzioni per l’uso del testo a vantaggio del cittadino. Ad
esempio, le date di scadenza, le eventuali avvertenze, cosa fare per
ottenere un beneficio, come ricorrere contro l’atto.
4. Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo.
Tra i vari testi prodotti dalle amministrazioni pubbliche, gli atti
amministrativi rispondono a regole e principi di legittimita’. Gli
atti devono contenere l’indicazione del soggetto che li emana,
l’oggetto dell’atto amministrativo, la decisione che e’ stata presa,
le motivazioni che la giustificano. Vanno indicati, se necessario,
gli adempimenti e le condizioni cui si deve prestare attenzione e i
riferimenti normativi a sostegno dell’atto, secondo quanto prescritto
dalle tecniche di redazione normativa.
5. Individuare la struttura giuridica piu’ efficace per comunicare
gli atti.
Per “struttura dell’atto” si intende la sua organizzazione interna.
Una volta distinte e indicate le varie parti di un atto, scegliere la
struttura giuridica piu’ adeguata. Non sempre e’ necessario seguire
la struttura tradizionale che prevede l’indicazione del soggetto, la
motivazione dell’atto e, soltanto alla fine, la decisione. Per
esempio, nei casi in cui l’atto sia il risultato di una domanda del
cittadino puo’ essere usata una sequenza che, subito dopo
l’indicazione del soggetto, renda subito chiaro il contenuto della
decisione e infine la motivazione e i presupposti normativi.
6. Verificare la completezza delle informazioni.
Deve essere completa sia l’informazione giuridica, che da’ la
legittimita’ dell’atto, sia l’informazione comunicativa, che rende
l’atto comprensibile. L’informazione e’ completa quando l’atto
amministrativo dice al destinatario tutto quanto deve sapere e deve
fare.
7. Verificare la correttezza delle informazioni.
Deve essere corretta sia l’informazione giuridica con i riferimenti
normativi, sia l’informazione comunicativa (operativa) con i
riferimenti sui destinatari, sui soggetti interessati, sugli
adempimenti, sulle condizioni e le procedure necessarie.
8. Verificare la semplicita’ del testo.
Una volta articolati e disposti i contenuti secondo le regole
logiche, comporre il testo in modo semplice. Il testo e’ semplice se
risulta di immediata comprensione. Il testo e’ stato compreso se chi
lo ha letto sa ripetere le informazioni ricevute e sa cosa deve fare.
Di conseguenza: le informazioni salienti devono essere visivamente
chiare e, in particolar modo, non affollate da dati e riferimenti.
9. Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo.
Il testo deve contenere le informazioni essenziali alla sua
immediata comprensione. Le altre informazioni necessarie, spesso di
natura tecnica, possono essere inserite in note a pie’ di pagina, in
allegati o in tabelle.
Ad esempio, i riferimenti normativi che di solito occupano molto
spazio negli atti amministrativi possono essere citati nelle note.
10. Rileggere sempre i testi scritti.
Una volta terminata la redazione di un testo, questo va sempre
riletto e, se possibile, fatto leggere da qualcun altro. La rilettura
consente di verificare la completezza, la correttezza e la
semplicita’ del testo. Inoltre, la rilettura evita che l’uso di
stralci o di modelli precedenti, come pure l’uso della funzione
“copia e incolla” dei programmi di scrittura, lasci incongruenze nel
nuovo testo.
Per verificare la comprensibilita’ si suggerisce, inoltre,
l’impiego di software (programmi) per l’analisi dei testi.
Le regole di scrittura del testo * 1. Scrivere frasi brevi.
Le ricerche dicono che frasi con piu’ di 25 parole sono difficili
da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola
informazione. E’ sempre preferibile dividere la frase lunga,
aumentando dunque l’uso della punteggiatura.

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Testo originale | Testo riscritto
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Qualora dal controllo dovesse |
emergere la non veridicita’ del |
contenuto della dichiarazione, il |
dichiarante decade dai benefici |
conseguiti sulla base della |
dichiarazione non veritiera, fermo| Chi rilascia una dichiarazione
restando quanto previsto dall’art.| falsa, anche in parte, perde i
26 della legge 4 gennaio 1968, n. | benefici descritti e subisce
15, in materia di sanzioni penali | sanzioni penali 1.
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| 1 Art. 26, legge n. 15 del
| 4 gennaio 1968.

2. Usare parole del linguaggio comune.
Rispetto alle parole di un dizionario, quelle che usiamo di solito
sono in numero molto contenuto. Il vocabolario…

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