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PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L’INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE - DIRETTIVA 20 dicembre 2002: Linee guida in materia di digitalizzazione dell'Amministrazione. (GU n. 52 del 4-3-2003)

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L’INNOVAZIONE E
LE TECNOLOGIE

DIRETTIVA 20 dicembre 2002

Linee guida in materia di digitalizzazione dell’Amministrazione.

IL MINISTRO PER L’INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
Visto l’art. 5 della legge 23 agosto 1988, n. 400, recante
“Disciplina dell’attivita’ di Governo e ordinamento della Presidenza
dei Consiglio dei Ministri”;
Visti gli articoli 4 e 14 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n
165, recante “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle
dipendenze delle amministrazioni pubbliche”;
Visto il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, sul riordino e
potenziamento dei meccanismi di monitoraggio e valutazione dei costi,
dei rendimenti e dei risultati dell’attivita’ delle pubbliche
amministrazioni e, in particolare, l’art. 8 concernente la direttiva
generale annuale dei Ministri sull’attivita’ amministrativa e sulla
gestione;
Visti i contratti collettivi nazionali di lavoro del personale del
comparto Dirigenza – area I, sottoscritti il 5 aprile 2001 e, in
particolare, l’art. 35 del contratto per il quadriennio 1998-2001;
Visto il decreto dei Presidente del Consiglio dei Ministri del 9
agosto 2001, recante “Delega di funzioni del Presidente del Consiglio
dei Ministri in materia di innovazione e tecnologie al Ministro senza
portafoglio dott. Lucio Stanca”;
Vista la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri in
data 15 novembre 2001, recante “Indirizzi per la predisposizione
della direttiva generale dei Ministri sull’attivita’ amministrativa e
sulla gestione per l’anno 2002”;
Vista la direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie
in data 21 dicembre 2001, recante “Linee guida in materia di
digitalizzazione dell’Amministrazione”;
Vista la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri in
data 8 novembre 2002, recante “Indirizzi per la predisposizione della
direttiva generale dei Ministri sull’attivita’ amministrativa e sulla
gestione per l’anno 2003”;
Considerato che la predetta direttiva, al punto 3 del paragrafo 1,
prevede, tra l’altro, che “occorre potenziarne le iniziative volte
alla digitalizzazione delle amministrazioni secondo gli indirizzi che
saranno definiti dal Ministro per l’innovazione e le tecnologie”;
Considerato l’avviso del Ministro per la funzione pubblica, ai
sensi della disposizione di reciproco raccordo, contenuta sia nella
delega di funzioni del Presidente del Consiglio dei Ministri al
Ministro Lucio Stanca, sia in quella al Ministro Luigi Mazzella;
E m a n a
la seguente direttiva:
1. Premessa.
La presente direttiva e’ indirizzata a tutte le amministrazioni
centrali dello Stato e agli enti pubblici sottoposti alla vigilanza
ministeriale. Per le regioni e gli enti locali costituisce contributo
alle determinazioni in materia, nel rispetto della loro autonomia
amministrativa, e sara’ oggetto di successivo atto di indirizzo, ai
sensi dell’art. 29, comma 7, della legge 23 dicembre 2001, n. 448.
Puo’ rappresentare schema di riferimento anche per le altre
amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, del decreto
legislativo 30 marzo 2001, n. 165.
In coerenza con il programma di Governo e con le previsioni del
Documento di programmazione economico-finanziaria per gli anni
2003-2006, con particolare riguardo al capitolo IV, paragrafo 5.3, la
direttiva del Presidente dei Consiglio dei Ministri dell’8 novembre
2002, recante “Indirizzi per la programmazione strategica e la
predisposizione delle direttive generali dei Ministri per l’attivita’
amministrativa e la gestione per l’anno 2003”, attribuisce una
particolare importanza alla “digitalizzazione” delle amministrazioni
ed alla diffusione dell’utilizzo delle reti telematiche. Sottolinea,
infatti, l’esigenza di intensificare le azioni volte alla
realizzazione delle quattro politiche intersettoriali (oltre alla
digitalizzazione, la semplificazione amministrativa, il contenimento
e la razionalizzazione della spesa, il miglioramento della qualita’
dei servizi resi dalle pubbliche amministrazioni), per le quali e’
evidente come la diffusione delle tecnologie della comunicazione e
dell’informazione (ICT) costituisca il fattore comune di innovazione
delle procedure e dell’organizzazione delle amministrazioni statali.
Le presenti linee guida intendono contribuire ad accelerare il
cambiamento gia’ avviato, per ottenere miglioramenti rapidi,
verificabili e percepibili nell’azione pubblica realizzando,
altresi’, un passo ulteriore: fare delle tecnologie della
comunicazione ed dell’informazione un fattore di crescita
organizzativa, procedurale, formativa e culturale per le
amministrazioni, allo scopo di operare una reale attuazione delle
norme in azioni concrete per la modernizzazione dell’intero apparato
pubblico.
2. Piano strategico di legislatura.
Come e’ noto, in data 31 maggio 2002 il Consiglio dei Ministri ha
approvato le “Linee guida del Governo per lo sviluppo della societa’
dell’informazione nella legislatura”, che hanno recepito i seguenti
dieci obiettivi da realizzare nel corso della legislatura:
Servizi on line ai cittadini e alle imprese:
1. Tutti i servizi “prioritari” disponibili on-line;
2. 30 milioni di carte di identita’ elettroniche e carte
nazionali dei servizi distribuite;
3. 1 milione di firme digitali diffuse entro il 2003.
Efficienza interna della pubblica amministrazione:
4. 50% della spesa per beni e servizi tramite e-Procurement;
5. Tutta la posta interna alla pubblica amministrazione via
e-mail;
6. Tutti gli impegni e mandati di pagamento gestiti on-line.
Valorizzazione delle risorse umane:
7. Alfabetizzazione certificata di tutti i dipendenti pubblici
che utilizzano le tecnologie ICT per il loro lavoro.
8. 1/3 della formazione erogata via e-learning.
Trasparenza:
9. 2/3 degli uffici della pubblica amministrazione con accesso
on-line all’iter delle pratiche da parte dei cittadini.
Qualita’:
10. Tutti gli uffici che erogano servizi dotati di un sistema di
soddisfazione dell’utente.
Per ognuno dei suddetti obiettivi e stato identificato un
indicatore verificabile, con un valore da raggiungere gia nel 2003
(vedi tabella in allegato A). Per quanto riguarda gli ulteriori
obiettivi specifici, legati alla missione istituzionale di ciascuna
amministrazione, sara’ l’amministrazione stessa ad individuare gli
indicatori che ne rendano misurabile il livello di raggiungimento.
Il perseguimento dei suddetti obiettivi, che richiede nuovi e piu’
moderni modelli di gestione dlla spesa informatica, abbisogna dei
seguenti interventi infrastrutturali per i quali e’ necessaria una
forte sinergia tra le amministrazioni:
la valorizzazione del patrimonio informativo;
lo sviluppo del sistema pubblico di connettivita1;
il raccordo dei siti delle singole amministrazioni con il portale
nazionale per i cittadini e con quello per le imprese;
lo sviluppo dei siti Internet pubblici e la contestuale adozione
del dominio di secondo livello .gov.it.2;
la diffusione della Carta nazionale dei servizi (CNS) e della
Carta di identita’ elettronica (CIE);
l’attivazione del sistema dei pagamenti elettronico;
la sicurezza ICT e la privacy3.
3. Il piano esecutivo per il 2003.
A) Obiettivi prioritari.
Poiche’ i singoli Ministeri hanno gia’ provveduto a pianificare la
realizzazione dei suddetti obiettivi di legislatura individuando
anche ulteriori obiettivi specifici, si ritiene necessario indicare
le priorita’ che dovranno essere recepite nelle direttive dei singoli
Ministri per l’anno 2003:
lo sviluppo dei servizi interattivi in rete piu’ rilevanti
forniti dalle amministrazioni destinatarie della presente direttiva,
nonche’ di quelli che consentono agli enti locali di realizzare i
servizi di propria competenza (nell’allegato C sono riportati i
servizi corrispondenti ai principali eventi della vita del cittadino
e dell’impresa). E’ essenziale che tutti i servizi siano fruibili
anche dai cittadini italiani residenti all’estero,
1 Il Sistema pubblico di connettivita’ persegue l’obiettivo di
realizzare un’infrastruttura per lo scambio di informazioni tra gli
enti che costituiscono la pubblica amministrazione centrale e locale,
aperta all’interscambio sicuro ed efficiente anche con le imprese e i
cittadini.
2 Le amministrazioni dovranno tenere conto, nello sviluppo dei
propri siti e portali, delle regole in materia di denominazione,
accessibilita’, usabilita’, efficacia, identificazione e controllo
d’accesso, privacy e sicurezza contenute nella direttiva del
Presidente del Consiglio datata 30 maggio 2002, ponendo in essere
tutti gli adempimenti di loro competenza ivi indicati.
3 Si rammenta che, ai sensi della direttiva del Ministro per
l’innovazione e le tecnologie 16 gennaio 2002, recante “Sicurezza
informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche
amministrazioni”, particolare attenzione deve essere rivolta alla
dotazione di un livello di sicurezza adeguato per i sistemi
informativi.
in modo da consentire la completa parita’ con i cittadini residenti
sul territorio nazionale, in termini di contenuti e di qualita’. E’
altresi’ rilevante che i siti delle singole amministrazioni si
armonizzino reciprocamente e rafforzino l’interdipendenza, in modo da
accrescere il valore della presenza delle pubbliche amministrazioni
in rete;
il protocollo informatico di cui, dal 1 gennaio 2004, tutte la
amministrazioni debbono aver attivato almeno il nucleo minimo (cfr.
art. 50 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000),
mediante il quale sara’, anche possibile consentire l’accesso esterno
all’iter delle pratiche, assicurando la trasparenza amministrativa4;
la progressiva sostituzione degli attuali sistemi di
autenticazione con la carta di identita’ elettronica e con la carta
nazionale dei servizi, nonche’ la diffusione della firma digitale per
la evoluzione dei rapporti fra la pubblica amministrazione e i
cittadini e le imprese;
l’attivazione, assicurando il raccordo con i propri uffici
relazioni con il pubblico, di processi e strumenti per la
rilevazione, l’analisi ed il miglioramento della soddisfazione di
cittadini e di imprese, correlata anche all’erogazione di servizi
“on-line”, in modo da ottenere al termine del 2003 primi elementi di
riflessione sulle esperienze attivate;
la migliore gestione delle risorse umane attraverso l’utilizzo
delle tecnologie informatiche, per la creazione di banche dati sul
personale che aiutino la pianificazione e la programmazione
dell’impiego del personale stesso e della sua formazione e
valorizzazione.
Man mano che le amministrazioni svilupperanno i servizi in rete,
dovranno porre in essere misure che favoriscano ed incentivino
l’utilizzo, da parte degli utenti, dei suddetti servizi in rete
piuttosto che nelle forme tradizionali.
Poiche’ le attuali disponibilita’ finanziarie sono certamente
inferiori a quanto ipotizzato nella precedente fase di
pianificazione, ogni amministrazione dovra’ redigere il piano
esecutivo per il 2003, identificando gli obiettivi di legislatura e
quelli specifici dell’amministrazione effettivamente perseguibili nel
corso dell’anno.
Il medesimo piano dovra’ contenere l’indicazione dei progetti di
sviluppo ritenuti prioritari e dei progetti per la razionalizzazione
dei sistemi correnti. Tali progetti dovranno essere corredati delle
informazioni sui risultati attesi, sui tempi di realizzazione,
sull’impegno finanziario previsto e sul risparmio possibile nel caso
dei progetti di razionalizzazione.
Parallelamente le amministrazioni dovranno definire e porre in
essere modalita’ per la verifica del raggiungimento degli obiettivi,
per il controllo dello stato d’avanzamento dei progetti e per il
monitoraggio dell’efficienza delle attivita’ legate alle ICT, anche
allo scopo di operare tempestivamente eventuali aggiustamenti dei
programmi ed il riorientamento delle iniziative.
B) Razionalizzazione.
L’accelerazione del cambiamento dell’azione amministrativa verso
obiettivi di efficienza ed efficacia impone la razionalizzazione
degli interventi sia per quanto riguarda l’attuazione di progetti di
sviluppo comuni a piu’ amministrazioni, sia per quanto riguarda la
gestione dei sistemi correnti.
Le amministrazioni dovranno, pertanto:
portare a fattore comune le iniziative, a partire dal riuso delle
soluzioni gia’ disponibili nelle pubbliche amministrazioni, tutte le
volte che siano chiamate a svolgere adempimenti simili per contenuti,
informazioni trattate, disposizioni normative5;
provvedere alla razionalizzazione dei sistemi e dei servizi gia’
presenti nei vari settori in cui si articola l’amministrazione,
ipotizzando anche soluzioni che coinvolgano piu’ amministrazioni,
basandosi sulle economie di scala6, ovvero attraverso un piu’ esteso
ed incisivo ricorso al mercato7 ove siano conseguibili livelli di
maggiore efficienza.
Il Centro tecnico per la rete unitaria nella pubblica
amministrazione potra’ fornire alle amministrazioni il supporto
necessario a favorire la diffusione di applicazioni comuni ed in
genere, per evitare duplicazioni e sovrapposizioni.
4. Lo sviluppo delle competenze.
Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le
amministrazioni dalla direttiva del Ministro della funzione pubblica
sulla formazione e la valorizzazione del personale delle pubbliche
amministrazioni, in data 13 dicembre 2001, la digitalizzazione della
P.A. impone una particolare attenzione per lo sviluppo e la
diffusione delle competenze nel campo dell’innovazione tecnologica.
Le competenze indispensabili per l’attuazione dei programmi di
digitalizzazione sono ampie e variegate e coinvolgono tutte le figure
professionali. Le azioni di formazione non potranno limitarsi
all’alfabe-
4 Si rammenta che la direttiva sulla trasparenza dell’azione
amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali emanata
dal Ministro per l’innovazione e le tecnologie il 9 dicembre 2002, ha
fornito apposite disposizioni in merito.
5 Ad esempio: protocollo, adempimenti contabili, gestione dei
personale, approvvigionamenti, attivazione di servizi informatici di
base e trasversali, quali posta elettronica e posta certificata, la
gestione documentale ecc..
6 Esempi di economie di scala sono: l’accorpamento dei Centri
elaborazione dati di dimensioni minori, la creazione di
strutture/sistemi unici che assicurino la continuita’ operativa
(“back-up”) lo sviluppo di call center unificati per il servizio agli
utenti; la confluenza nel sistema pubblico di cormettivita’ dei
collegamenti telematici dedicati, ancora presenti; l’unificazione dei
sistemi di messaggistica elettronica; l’unificazione dei contratti di
assistenza e manutenzione sistemi ICT.
7 Per esempio, migliorando le procedure di eliminazione dei
sistemi obsoleti, gestendo in modalita’ “Application Service
Provider” applicazioni quali stipendi, personale, contabilita’,
gestione docuinentale, incentivando i contratti di esternalizzazione
(“outsourcing”).
tizzazione informatica, ma dovranno anche includere la formazione
degli specialisti e la formazione dei funzionari e dei dirigenti sui
temi della gestione del cambiamento organizzativo e dell’analisi e
reingegnerizzazione delle procedure amministrative.
Le amministrazioni dovranno tenere conto delle attivita’
programmate ed individuare le professionalita’ necessarie alla loro
realizzazione e i relativi percorsi formativi, in particolare per
quanto riguarda la dirigenza.
A tale proposito si richiede alle amministrazioni di formulare uno
specifico piano di formazione delle predette figure professionali.
5. La misurazione.
La misurabilita’ dei risultati e dell’impatto dei vari interventi
e’ condizione essenziale per l’efficienza e l’efficacia dell’azione
amministrativa; essa deve pertanto diventare, dal 2003, un
appuntamento obbligatorio comune a tutte le amministrazioni
destinatarie della presente direttiva.
Definire obiettivi misurabili e verificare il loro grado di
raggiungimento, monitorare gli interventi attuativi, controllare
l’efficienza delle operazioni, confrontarsi con situazioni simili,
sono attivita’ che ogni amministrazione deve, costantemente, attuare
al fine di individuare tempestivamente le criticita’ ed operare per
superarle.
Anche per il settore ICT, ogni amministrazione dovra’ dotarsi di
competenze, processi e strumenti adeguati a dare concreta attuazione
alla misurazione.
Ogni amministrazione dovra’ quindi realizzare nel 2003 uno
specifico “progetto misurazione”, articolato su tre ambiti
prioritari:
il governo complessivo del programma, con l’obiettivo di fornire
un quadro d’insieme del processo di cambiamento e di rilevare il
livello quantitativo di raggiungimento degli obiettivi e dei benefici
finali attesi;
la gestione dei progetti, per controllare lo stato di
avanzamento, rispetto alla pianificazione, in termini di prodotti
finali e intermedi realizzati, tempi, risorse finanziarie impiegate,
risorse umane utilizzate, criteri di completamento;
la gestione dei sistemi correnti e la correlata erogazione di
servizi informatici, per venficarne costantemente l’efficienza
gestionale, attraverso misure ed indicatori appositi.
Sono in corso di emanazione apposite disposizioni relative ai
sistemi di misurazione, con i relativi indicatori e le metodologie di
utilizzo per quanto attiene allo specifico settore dell’ICT.
Il “progetto misurazione” e’ quindi finalizzato a perseguire in
maniera organizzata un salto di qualita’ che consenta, fin dal 2003,
un confronto (“benchmarking”) continuo tra amministrazioni diverse e
con l’esterno (altri Paesi, altri settori), teso all’apprendimento
dalle pratiche migliori e all’intervento tempestivo sulle criticita’.
6. Conclusioni.
In conclusione le direttive dei Ministri dovranno contenere, per
quanto riguarda l’ICT, gli elementi essenziali del piano esecutivo
per il 2003 in corso di elaborazione.
In particolare le direttive dovranno evidenziare:
la visione generale sullo sviluppo dell’ICT a supporto del
miglioramento dei servizi e dell’efficienza interna, indicando gli
obiettivi da raggiungere gia’ nel 2003 espressi, per i dieci
obiettivi di legislatura, attraverso gli indicatori gia’ identificati
e per gli obiettivi specifici dell’amministrazione, attraverso altri
indicatori individuati dall’amministrazione stessa;
i principali progetti di sviluppo, legati alla realizzazione dei
dieci obiettivi di legislatura e degli obiettivi specifici
dell’amministrazione che si intendono perseguire nel 2003, con la
specifica, per ognuno di essi, dei risultati previsti, dei tempi di
realizzazione, delle risorse umane, strumentali e finanziarie ad essi
destinate. Particolare attenzione dovra’ essere dedicata
all’inquadramento del progetto informatico all’interno del piu’ ampio
processo di innovazione in cui si colloca, evidenziandone anche le
componenti organizzative, di cambiamento dei processi e i benefici
attesi in termini di efficacia ed efficienza;
le iniziative che saranno attivate per la rilevazione e l’analisi
della soddisfazione degli utenti e per il suo miglioramento;
gli interventi di razionalizzazione sui sistemi correnti, da
attuare o impostare nel 2003, con la specificazione delle aree di
intervento prescelte, dei risultati attesi in termini di maggior
economicita’, dei tempi di realizzazione, degli eventuali
investimenti iniziali necessari;
le aree in cui l’amministrazione intende partecipare ai progetti
comuni di razionalizzazione, agli interventi infrastrutturali ed ai
progetti di sviluppo trasversali promossi dal Ministro per
l’innovazione e le tecnologie;
le azioni che saranno intraprese per lo sviluppo delle competenze
informatiche dei personale e per l’adeguamento qualitativo e
quantitativo del personale dedicato all’ICT;
la definizione di uno specifico “progetto misurazione”, che
preveda l’adozione di modalita’ sistematiche di rilevazione ed
analisi delle informazioni riguardanti io stato di avanzamento dei
progetti, lo stato dell’informatizzazione, l’efficienza di gestione
raggiunta, i risultati ed i benefici conseguiti.
Nel quadro delle linee guida trasmesse dal Dipartimento della
funzione pubblica per la predisposizione delle direttive dei
Ministri, si riportano in allegato A) e B) gli indicatori relativi ai
dieci obiettivi di legislatura ed uno schema riassuntivo da
utilizzare per la esposizione sintetica degli interventi di
digitalizzazione.
Roma, 20 dicembre 2002
Il Ministro: Stanca
Registrato alla Corte dei conti il 22 gennaio 2003
Ministeri istituzionali – Presidenza del Consiglio dei Ministri,
registro n. 1, foglio n. 177

Allegato A

—-> Vedere allegato di pag. 14

Allegato B

—-> Vedere allegato di pag. 14

Allegato C

—-> Vedere allegato alle pagg. 15 – 16

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