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PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L’INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE - DIRETTIVA 9 dicembre 2002: Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali. (GU n. 53 del 5-3-2003)

PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DIPARTIMENTO PER L’INNOVAZIONE E
LE TECNOLOGIE

DIRETTIVA 9 dicembre 2002

Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei
flussi documentali.

IL MINISTRO PER L’INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
Visto l’art. 5 della legge 23 agosto 1988, n. 400, recante
disciplina dell’attivita’ di Governo e ordinamento della Presidenza
del Consiglio dei Ministri;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in
materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai
documenti amministrativi;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, recante testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675 recante tutela delle
persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati
personali;
Visto il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, sul riordino e
potenziamento dei meccanismi di monitoraggio e valutazione dei costi,
dei rendimenti e dei risultati dell’attivita’ delle pubbliche
amministrazioni e, in particolare, l’art. 8 concernente la direttiva
generale annuale dei Ministri sull’attivita’ amministrativa e sulla
gestione;
Vista la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28
ottobre 1999 sulla gestione informatica dei flussi documentali nelle
pubbliche amministrazioni;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31
ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di
cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.
445;
Vista la circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001, relativa alla
definizione degli standard, delle modalita’ di trasmissione, del
formato e dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente
scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti
protocollati;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9
agosto 2001, recante delega di funzioni del Presidente del Consiglio
dei Ministri in materia di innovazione e tecnologie al Ministro senza
portafoglio dott. Lucio Stanca;
Considerato l’avviso del Ministro per la funzione pubblica, ai
sensi della disposizione di reciproco raccordo, contenuta sia nella
delega di funzioni del Presidente del Consiglio dei Ministri al
Ministro Lucio Stanca, sia in quella al Ministro Luigi Mazzella, di
cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 29 novembre
2002;
Vista la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri in
data 15 novembre 2001, recante indirizzi per la predisposizione della
direttiva generale dei Ministri sull’attivita’ amministrativa e sulla
gestione per l’anno 2002, che prevede, al paragrafo 2, che tra i
riferimenti obbligati delle priorita’ dell’azione di Governo vi sia
la digitalizzazione dell’amministrazione, inclusi il potenziamento
delle iniziative di e-government e di e-procurement secondo le linee
definite dal Ministro per l’innovazione e le tecnologie;
Vista la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri in
data 8 novembre 2002 recante indirizzi per la programmazione
strategica e la predisposizione delle direttive generali dei Ministri
per l’attivita’ amministrativa e la gestione per l’anno 2002, che
conferma, al paragrafo 1.3, che la digitalizzazione delle
Amministrazioni ed il miglioramento della qualita’ dei servizi resi
dalle pubbliche amministrazioni anche attraverso il massimo utilizzo
delle reti telematiche costituiscono fondamentali linee d’azione del
Governo;
Vista la direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie
del 21 dicembre 2001, recante lineee guida in materia di
digitalizzazione dell’amministrazione che, al n. 3.1, fa riferimento
all’esigenza di dare una maggiore trasparenza ai cittadini
relativamente alla istanze di informazioni presentate alle
amministrazioni dello Stato, nonche’ alle iniziative relative al
sistema di protocollo informatico;
Vista la direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 7
febbraio 2002 sulle attivita’ di comunicazione delle pubbliche
amministrazioni che prevede, tra le finalita’ al cui perseguimento la
stessa si propone di contribuire, la realizzazione di un sistema di
flussi di comunicazione incentrato sull’intenso utilizzo di
tecnologie informatiche e banche dati, per migliorare la qualita’ dei
servizi e l’efficienza organizzativa;
E m a n a
la seguente direttiva in materia di trasparenza
dell’azione amministrativa “e gestione elettronica
dei flussi documentali
Premessa.
La presente direttiva e’ indirizzata a tutte le amministrazioni
centrali dello Stato e agli enti pubblici sottoposti alla vigilanza
ministeriale. Per le regioni e gli enti locali e territoriali
costituisce contributo alle determinazioni in materia, nel rispetto
della loro autonomia amministrativa. Puo’ rappresentare schema di
riferimento anche per le altre amministrazioini pubbliche di cui
all’art. 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.
Il legislatore ha in questi anni emanato diverse norme volte a
regolare gli aspetti concernenti la gestione elettronica dei
documenti amministrativi per attuare la legge n. 59/1997 che ha dato
validita’ giuridica al documento informatico; tale attivita’
normativa ha portato alla emanazione di norme disciplinanti sia la
firma digitale (decreto del Presidente della Repubblica n. 513/1997 e
relative regole tecniche di cui al decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri n. 8 febbraio 1999); sia la tenuta dei sistemi
di protocollo informatico (decreto del Presidente della Repubblica n.
428/1998 e relative regole tecniche di cui al decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000). Tali norme, ad eccezione
di quelle recanti le citate “regole tecniche”, sono poi confluite nel
testo unico sulla documentazione amministrativa (decreto del
Presidente della Repubblica n. 445/2000). Ulteriori norme sono state
emesse per garantire la interoperabilita’ dei sistemi di protocollo
(Circolare n. 28 Aipa 7 maggio 2001). Dal punto di vista della
archiviazione del documento elettronico e’ stata emanata nel luglio
del 1998 la deliberazione n. 24/1998 successivamente sostituita dalla
deliberazione n. 42/2001; tale deliberazione si propone lo scopo di
regolare la fase di conservazione dei documenti conformi alle
normative precedentemente citate. Infine e’ stato emanato il decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, recante l’attuazione della
direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme
elettroniche che rende la normativa italiana sulla firma elettronica
coerente con quella europea; fra le disposizioni citate si ritiene
utile ricordare in particolare quelle concernenti i requisiti dei
sistemi di cui agli articoli 52, 53, 55 e 56 del decreto del
Presidente della Repubblica n. 445/2000 ed all’art. 7 decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000.
Il decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 fissa al 1
gennaio 2004 il termine per la realizzazione dei sistemi finalizzati
alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi, lasciando a ciascuna amministrazione la scelta delle
modalita’ organizzative e delle soluzioni tecnologiche da adottare.
Considerato il grande impatto sull’organizzazione delle
amministrazioni ed in particolare sui sistemi di gestione dei flussi
documentali e’ necessario che tutte le amministrazioni provvedano per
tempo alla individuazione delle aree organizzative omogenee (art. 50
del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000), come
peraltro richiamato dalla direttiva “Linee guida in materia di
digitalizzazione dell’amministrazione” emanata il 21 dicembre 2001,
dal Ministro per l’innovazione e le tecnologie, pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale – serie generale – del 5 febbraio 2002, n. 30, che
ha sottolineato l’importanza del tema della trasparenza dell’azione
amministrativa, intesa, in questo contesto, come concreto diritto del
cittadino e dell’impresa di conoscere lo stato delle attivita’
amministrative che li rigurdano e avere la garanzia che tali
attivita’ siano condotte nel rispetto di regole di priorita’ e
massimo impegno, nonche’ le opportunita’ che i sistemi di gestione
del protocollo informatico offrono al riguardo.
Inoltre si ricorda che il Comitato dei Ministri per la Societa’
dell’informazione ha approvato, il 13 febbraio 2002, un documento in
cui sono stati definiti i dieci obiettivi fondamentali di
legislatura, uno dei quali ha riguardato il tema della trasparenza
dell’azione amministrativa. Tale obiettivo e’ coerente con il
principio che l’azione delle amministrazioni debba essere guidata
dalle esigenze degli utenti.
Obiettivi.
L’obiettivo primario di questa direttiva e’ quello di promuovere in
tutte le amministrazioni centrali e gli enti pubblici sottoposti alla
vigilanza ministeriale la realizzazione di sistemi informativi per la
gestione elettronica dei flussi documentali.
Cio’ allo scopo di assicurare il piu’ rapido e proficuo utilizzo
del documento informatico e della firma elettronica negli scambi di
documenti ed atti tra amministrazioni, in coerenza con i rispettivi
obiettivi istituzionali e con gli obiettivi strategici di
digitalizzazione della pubblica amministrazione.
Il protocollo inf…

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